Wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania podróży, a w przypadku podróży poza granicami kraju – waluta, w jakiej będzie ustalana dieta i limit na nocleg w poszczególnych państwach, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków wynikają z przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (dla pracowników sfery budżetowej).

W przypadku pozostałych pracowników warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej określa się w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Co ważne, postanowienia aktów wewnętrznych nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza jego granicami w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracowników sfery budżetowej w przywołanym rozporządzeniu. Jeżeli natomiast wewnątrzzakładowe regulacje nie przewidują przedmiotowych postanowień, to pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów tego rozporządzenia.

W przypadku zagranicznych podróży służbowych pojawia się problem uwzględnienia prawidłowego kursu danej waluty na potrzeby rozliczenia podróży i zwrotu pracownikowi poniesionych przez niego wydatków. Zgodnie z § 20 ust. 1 i 2 rozporządzenia pracownikowi przysługuje w takiej sytuacji zaliczka w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu NBP z dnia wypłaty zaliczki.

Rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia (§ 20 ust. 3 rozporządzenia). Ustawodawca niestety nie precyzuje, o jaki kurs chodzi. Pomocniczo odnosząc się do ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych można w tej sytuacji zastosować kurs średni Narodowego Banku Polskiego z dnia poprzedzającego dzień dokonywania rozliczenia.

Zatem rozliczenie wydaje się nie budzić wątpliwości, jeżeli to pracodawca dokonał wymiany waluty i wypłacił pracownikowi zaliczkę bądź zwrócił mu koszty w walucie obcej, a także wtedy, gdy pracownik przedstawi dokumenty potwierdzające daty dokonania transakcji (wymiany waluty, płatności kartą, wypłaty z bankomatu) oraz zastosowany kurs. Jeżeli tak się nie stanie i pracownik nie udokumentuje terminów poniesienia kosztów, a także kursów, według których zostały te transakcje przeliczone, to jedyną możliwością jest zastosowanie średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego dokonanie rozliczenia.