U pracodawcy może dojść do zmiany terminu wypłaty wynagrodzenia należnego pracownikom. W konsekwencji pracownik może otrzymać w jednym miesiącu wynagrodzenie należne za dwa okresy – do 10. dnia miesiąca, za poprzedni miesiąc i do końca miesiąca, za ten miesiąc. Podatek od wynagrodzeń ustala się za cały miesiąc łącznie. Jak w takiej sytuacji to zrobić prawidłowo?

Ustalając kwotę zaliczki na podatek dochodowy od wynagrodzenia wypłaconego pracownikowi pracodawca ma obowiązek uwzględnić koszty uzyskania przychodu i kwotę wolną od podatku. Wysokość kosztów uzyskania przychodu przez pracowników została określona w art. 22 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Z przepisu tego wynika, iż koszty uzyskania przychodów z tytułu stosunku pracy:

1. wynoszą 250 zł miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 3000 zł – w przypadku, gdy podatnik uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej;

2. nie mogą przekroczyć łącznie 4500 zł za rok podatkowy – w przypadku, gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej;

3. wynoszą 300 zł miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 3600 zł – w przypadku, gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę;

4. nie mogą przekroczyć łącznie 5400 zł za rok podatkowy – w przypadku, gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej, miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę.

Wysokość kosztów uzyskania przychodu została określona za pomocą stałej stawki miesięcznej. Jest ona niezależna od wysokości przychodu uzyskanego przez pracownika, liczby wypłat w miesiącu czy wymiaru czasu pracy. W konsekwencji w każdym miesiącu pracodawca może potrącić koszty uzyskania przychodu tylko raz w wysokości określonej w art. 22 ust. 1 ustawy.

Dodatkowo w każdym miesiącu pracodawca pomniejsza zaliczkę na podatek dochodowy o 1/12 kwoty zmniejszającej podatek. Jest to wartość stała. Na jej wielkość nie ma wpływu wysokość wynagrodzenia oraz liczba wypłat w danym miesiącu. Pracodawca wypłacając pracownikowi w danym miesiącu po raz drugi wynagrodzenie, nie może zatem go pomniejszyć o kwotę zmniejszającą podatek.

Ustalając wysokość wynagrodzenia wypłaconego pracownikowi jako drugie w miesiącu pracodawca nie może uwzględnić kosztów uzyskania przychodu i kwoty zmniejszającej podatek. W każdym miesiącu mogą one być uwzględnione tylko raz. Dlatego też zaliczka na podatek dochodowy od drugiego wynagrodzenia będzie wyższa niż gdyby wypłata nastąpiła w kolejnym miesiącu.