Pracownicy mobilni wykonują swoje obowiązki służbowe na pewnym obszarze, ciągle przemieszczając się po nim. Nie świadczą pracy w jednym miejscu, na przykład w siedzibie pracodawcy. W zakładzie pracy pojawiają się jedynie sporadycznie. Ich miejsce pracy wskazuje się zazwyczaj jako określony obszar, w ramach którego się poruszają.

Właściwe określenie miejsca wykonywania pracy w treści umowy o pracę ma istotne znaczenie z punktu widzenia identyfikowania podróży służbowych. W przypadku pracownika mobilnego odbywanie przez niego podróży nie oznacza, iż są to podróże służbowe. Podróż służbowe charakteryzują się incydentalnością, tymczasowością i krótkotrwałością. Pracownik mobilny przemieszcza się, ponieważ jest to wpisane w zakres powierzonych mu zadań.

Zapewnienie noclegu dla pracowników mobilnych może wywoływać wątpliwości co do prawidłowego zakwalifikowania takiego świadczenia na gruncie podatku dochodowego od osób fizycznych. Już z powyższego można wywnioskować, że w omawianej sytuacji nie znajdą zastosowania regulacje odnoszące się do świadczeń właściwych dla podróży służbowych. Stanie się tak, ponieważ wyjazdów związanych z realizacją zadań na terenie określonym w umowie o pracę nie można traktować jako podróży służbowej. W konsekwencji, nie ma też podstaw do zastosowania zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Świadczenie w postaci sfinansowania zakwaterowania nie skorzysta również ze zwolnienia, które omawialiśmy w poprzednim artykule, a określone w art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zwolnienie to dotyczy pracowników, których miejsce zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie korzysta z podwyższonych kosztów uzyskania przychodów. Zwolnienie to jest limitowane do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 500 zł.

Mimo to, omawiane świadczenie nie będzie stanowiło przychodu pracownika podlegającego opodatkowaniu. Świadczenie takie jest co do zasady spełniane w interesie pracodawcy, gdyż często warunkuje mobilny charakter pracy. W tym miejscu można odwołać się do wyroku Trybunału Konstytucyjnego z dnia 8 lipca 2014 roku, sygn. akt K 7/13. W ocenie Trybunału świadczenie może zostać uznane za przychód pracownika jedynie w przypadku, gdy zostało spełnione za zgodą pracownika i w jego interesie oraz przyniosło mu korzyść majątkową w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść. Korzyść ta musi być wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi. Wszystkie wymienione warunki nie będą spełnione w przypadku zapewnienia noclegów pracownikom mobilnym. „Skoro więc prawidłowe i efektywne wykonywanie obowiązków pracowniczych wymaga od pracownika nocowania w hotelu, aby w określonym czasie wynikającym z kontaktów handlowych pracodawcy i kontrahenta dotrzeć do kontrahenta, to zapewnienie tej możliwości przez pracodawcę nie jest korzyścią pracownika, ale właśnie wypełnieniem przez pracodawcę ustawowego obowiązku prawidłowego organizowania pracy tak, aby była ona wydajna i należytej jakości. Zapewnienie możliwości nocnego wypoczynku odpowiada także obowiązkowi pracodawcy organizowania pracy w sposób zmniejszający uciążliwość pracy; przepis art. 94 pkt 3 Kodeksu pracy tylko przykładowo wymienia w aspekcie zmniejszenia uciążliwości pracy pracę monotonną i pracę w ustalonym z góry tempie.” (wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu w wyroku z dnia 20 listopada z 2014 roku, I SA/Po 548/14).

Podsumowując, należy uznać, że finansowanie przez pracodawcę noclegów dla pracowników mobilnych będzie stanowiło dla nich dodatkowe świadczenie, jednak nie będzie uznawane za przychód podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Potwierdza to również interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 30 maja 2025 roku (sygn. 0112-KDIL2-1.4011.371.2025.1.MKA).