Ustawodawca nakłada na pracodawcę obowiązek wypłaty odprawy w razie śmierci pracownika, jeśli zajdą przesłanki przewidziane we właściwych przepisach. Osoby uprawnione do odbioru takiego świadczenia nie będą musiały z tego tytułu odprowadzać podatku dochodowego od osób fizycznych.

Zobowiązanie do wypłaty odprawy pośmiertnej wynika z art. 93 kodeksu pracy. Zgodnie z jego treścią: „w razie śmierci pracownika w czasie trwania stosunku pracy lub w czasie pobierania po jego rozwiązaniu zasiłku z tytułu niezdolności do pracy wskutek choroby małżonkowi oraz innym członkom rodziny spełniającym warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej  w myśl przepisów ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych przysługuje od pracodawcy odprawa pośmiertna”. Jeżeli pracownik był zatrudniony u kilku pracodawców, to odprawa przysługuje od każdego z nich. Wysokość odprawy pośmiertnej uzależniona jest od okresu zatrudnienia pracownika u danego pracodawcy. Wynosi ona równowartość:

1. jednomiesięcznego wynagrodzenia, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 10 lat;

2. trzymiesięcznego wynagrodzenia, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 10 lat;

3. sześciomiesięcznego wynagrodzenia, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 15 lat (art. 93 § 2 kodeksu pracy).

Kwotę odprawy pośmiertnej dzieli się w częściach równych pomiędzy wszystkich uprawnionych do niej członków rodziny, a jeżeli do odprawy pośmiertnej uprawniony jest tylko jeden członek rodziny, przysługuje mu połowa kwoty odprawy (art. 93 § 5 i 6 kodeksu pracy). Warto dodać, że odprawa pośmiertna nie przysługuje, jeżeli pracodawca ubezpieczył pracownika na życie i wypłacane przez firmę ubezpieczeniową odszkodowanie nie jest niższe niż kwota odprawy. W sytuacji gdy odszkodowanie jest niższe od odprawy pośmiertnej, pracodawca wypłaca uprawnionym kwotę stanowiącą różnicę między oboma świadczeniami.

Z art. 21 ust. 1 pkt 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, że odprawa pośmiertna korzysta ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych, podobnie jak zasiłek pogrzebowy. Co ważne, z wskazanego zwolnienia skorzysta nie tylko odprawa, o której stanowi art. 93 kodeksu pracy. Ma ono również zastosowanie do odpraw pośmiertnych, do których prawo statuują inne przepisy, w tym także wewnątrzzakładowe.