Organy skarbowe przyjmują, że wydatki na organizację imprez integracyjnych, w których udział biorą pracownicy mogą stanowić koszty uzyskania przychodów. Nieco inne podejście prezentują wobec wydatków na pokrycie udziału w nich zleceniobiorców i innych współpracowników.

Takie ugruntowane stanowisko zostało podważone przez Wojewódzki Sąd Administracyjny w Rzeszowie (sygn. I SA/Rz 94/22), który uchylił interpretację indywidualną potwierdzającą powyższe. Sąd stwierdził, że organ „dokonując kwalifikacji ponoszonych przez skarżącą wydatków na organizację spotkań integracyjnych, związanych z udziałem w nich współpracowników spółki, z punktu widzenia zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów, w zasadzie ograniczył się wyłącznie do rozpatrzenia tego rodzaju wydatków, jedynie z punktu widzenia kosztów reprezentacji, o której to traktuje art. 16 ust. 1 pkt 28 u.p.d.o.p. [ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych], przypisując im taki właśnie charakter. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w omawianym zakresie pominął całkowicie analizę celowości ponoszonych przez spółkę wydatków, z punktu widzenia osiągnięcia przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Tymczasem przedstawiając opis stanu faktycznego spółka wyraźnie zwróciła uwagę na tego rodzaju aspekt celowości ponoszenia wydatków, jakim jest ich związek z funkcjonowaniem jej zespołów, realizujących konkretne zadania na rzecz klientów, złożonych zarówno z pracowników skarżącej, jak również jej współpracowników. Tym samym wyraźnie zapytała o możliwość ich zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów, właśnie z uwagi na deklarowany przez siebie efekt w postaci poprawy funkcjonowania, a co za tym idzie efektywności całych zespołów, co ma przynosić jej wymierne korzyści. Organ uchylił się zaś od odpowiedzi na tak postawione pytanie, koncentrując się na kwestii rozpatrzenia wydatków, jako kosztów reprezentacji, a wiec w kategoriach ich wpływu na kształtowanie pozytywnego wizerunku spółki w oczach klientów.”

Takie rozumowanie nie spotkało się jednak z aprobatą Naczelnego Sądu Administracyjnego. Na skutek skargi kasacyjnej wniesionej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej NSA powrócił do stanowiska organów skarbowych wyrażonych w interpretacji indywidualnej wydanej w niniejszej sprawie. „Nie budzi wątpliwości kwestia zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na organizację spotkania integracyjnego dla pracowników spółki. Natomiast w odniesieniu do współpracowników, chociaż spotkania takie niewątpliwie mają korzystny wpływ na poprawę współpracy między pracownikami, a osobami współpracującymi z uwagi na fakt, że wykonują oni tę samą pracę dla spółki i mogą wymieniać się swoimi doświadczeniami z korzyścią dla współpracy, niemniej jednak zaliczenie tego rodzaju wydatków na rzecz współpracowników do kosztów uzyskania przychodów przez spółkę z uwagi na art. 16 ust. 1 pkt 28 u.p.d.o.p. nie jest możliwe. Organizowanie spotkań o charakterze integracyjnym dla osób fizycznych, które nie są zatrudnione w spółce, a jedynie świadczą na jej rzecz usługi w ramach prowadzonej działalności gospodarczej (umowy o współpracy B2B) nie pozwala na zaliczenie wydatków poniesionych na rzecz tych osób do kosztów uzyskania przychodów. Zaliczenie takich wydatków do kosztów uzyskania przychodów byłoby w istocie uznaniem wydatków spółki na motywowanie współpracowników do lepszego prowadzenia własnej działalności gospodarczej, czyli de facto ponoszeniem wydatku na rzecz innej firmy. Organ zatem nie neguje kwestii pozytywnego wpływu spotkań integracyjnych na współpracowników, jego znaczenia dla spółki, a jedynie kwestionuje możliwość zaliczenia wydatków poniesionych na ich integrację z zespołem pracowników spółki do kosztów spółki, z uwagi na katalog wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów zawarty w art. 16 ust. 1 ustawy.” (Wyrok NSA z 19 października 2022 roku, sygn. II FSK 572/22).

Przywołane orzeczenie nie spotkało się z pozytywną oceną praktyków. Potwierdza ono dotychczasowe stanowisko organów skarbowych, jednak znacząco odbiega od realiów funkcjonowania przedsiębiorstw i relacji, jakie łączą ich z współpracownikami. Opiera się na ścisłej analizie przepisów, a nie na okolicznościach faktycznych, które leżały u podstaw orzeczenia Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Rzeszowie.