Z początkiem każdego kolejnego roku kalendarzowego pracownik uzyskuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego. W zależności od stażu pracy pracownik może wykorzystać w danym roku 20 albo 26 dni roboczych.

Urlopu udziela się zgodnie z planem urlopów albo po porozumieniu z pracownikiem. Ustalony termin urlopu wiąże obie strony stosunku pracy. Może on ulec zmianie wyłącznie w dwóch przypadkach:

• na wniosek pracownika, uzasadniony ważnymi przyczynami,
• ze względu na szczególne potrzeby pracodawcy – jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy.

Przesunięcie ustalonego terminu rozpoczęcia urlopu przez pracownika, a także przerwanie urlopu, może nastąpić, jeżeli wystąpią usprawiedliwione przyczyny nieobecności pracownika w pracy, takie jak:

• choroba,
• odosobnienie w związku z chorobą zakaźną,
• powołanie na ćwiczenia wojskowe lub na przeszkolenie wojskowe albo stawienie się do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie, na czas do 3 miesięcy,
• urlop macierzyński, urlop na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlop rodzicielski i urlop ojcowski.

Zgodnie z art. 162 kodeksu pracy na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części. W takim jednak przypadku co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.

Trzeba pamiętać, że niewykorzystany w danym roku urlop wypoczynkowy nie przepada. Należy go udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego (art. 168 kodeksu pracy). „W praktyce może pojawić się wreszcie istotna wątpliwość, jak rozumieć spełnienie warunku udzielenia urlopu wypoczynkowego do 30 września następnego roku kalendarzowego. Przyjmuje się, że powyższy wymóg jest zrealizowany, jeżeli najpóźniej tego dnia pracownik rozpoczyna wykorzystywanie zaległej części (por. m.in. E. Szemplińska, Konsultacje i wyjaśnienia, PiZS 2005/8, s. 40)” (Ł. Pisarczyk [w:] Kodeks pracy. Komentarz, wyd. VII, red. L. Florek, Warszawa 2017).