Niemal we wszystkich dziedzinach naszego życia postępuję elektronizacja. Wiele spraw urzędowych można załatwić on-line. Coraz bardziej popularne staje się podpisywanie dokumentów z wykorzystaniem podpisów elektronicznych lub profilu zaufanego. Czy można w taki sposób zawrzeć umowę o pracę?

Zasadą jest zawieranie umowy o pracę w formie pisemnej. Wynika to z art. 29 § 2 kodeksu pracy. Zgodnie z treścią tego przepisu: „Umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków”. Można zatem stwierdzić, że zawarcie umowy w innej formie niż pisemna, nie powoduje nieważności czynności prawnej.

Należy zwrócić uwagę, że zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego: „Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli” (art. 78 § 1 kodeksu cywilnego). W konsekwencji formie pisemnej czynności prawnej czyni zadość wyłącznie dokument z odręcznym podpisem. Jedyną zatem drogą jej zachowania jest wymiana dokumentów papierowych przez strony stosunku prawnego. Ponadto, zgodnie z art. 781 § 1 kodeksu cywilnego, do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Zgodnie z § 2 tego artykułu złożone w ten sposób oświadczenie woli jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

Niestety należy uznać, że kwalifikowany podpis elektroniczny nie jest jeszcze w powszechnym użyciu i niewielu pracowników się nim posługuje. Jeżeli pracownik nie ma podpisu kwalifikowanego, to nie ma możliwości skorzystania skutecznie z formy elektronicznej. Wskazanych wyżej reguł nie spełnia bowiem podpis złożony z wykorzystaniem profilu zaufanego, który jest niemal w powszechnym użyciu.

Próby spełnienia wymogów regulacji przewidzianej w kodeksie pracy z wykorzystaniem drogi elektronicznej można doszukiwać się wyłącznie w drugim zdaniu art. 29 § 2 kodeksu pracy. Teoretycznie rozwiązaniem może być bowiem wymiana maili przez strony, a następnie potwierdzenie warunków umowy o pracę w formie elektronicznej (z wykorzystaniem podpisu kwalifikowanego przez pracodawcę). Z drugiej strony, na przeszkodzie stoi art. 36 ust. 7 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Zgodnie z tym przepisem prawdziwość danych zawartych w zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych osoba zgłaszana „potwierdza własnoręcznym podpisem”. W ustawie tej nie można znaleźć przepisu, który w sposób jednoznaczny (jak kodeks cywilny) zrównywałby formę elektroniczną z formą pisemną.

Nie ulega wątpliwości, że zmiana przepisów i dostosowanie ich do realiów jest konieczne. Skoro profil zaufany jest wystarczający dla załatwienia prawie wszystkich spraw urzędowych, to powinien umożliwiać również podpisanie umowy o pracę.