Pracownik nabywa prawo do kolejnego urlopu wypoczynkowego z początkiem każdego roku kalendarzowego w wymiarze uzależnionym od stażu pracy – 20 albo 26 dni. Co do zasady powinien wykorzystać wszystkie dni w trakcie roku, za który ten urlop przysługuje. Jeśli tak się nie stanie, to niewykorzystane dni nie przepadają, a stają się urlopem zaległym.

Pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Powinien to zrobić zgodnie z planem urlopów ustalonym w oparciu o wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy (art. 163 ust. 1 kodeksu pracy).

Jeżeli urlop nie zostanie wykorzystany w trakcie roku, za który przysługuje, to pracodawca powinien udzielić go najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Przewiduje to art. 168 kodeksu pracy. Oznacza to, że jeśli pracownikowi pozostał niewykorzystany urlop za 2024 rok, to należy go udzielić do 30 września 2025 roku. Dla zachowania terminu wystarczające jest udzielenie urlopu pracownikowi. Przywołana regulacja nie nakazuje wykorzystania urlopu w tym terminie.

Warto pamiętać, że nawet niewykorzystany w tym terminie urlop zaległy nie przepada, o ile się nie przedawni. W każdej sytuacji jednak pracownik powinien wykorzystać urlop zaległy w pierwszej kolejności, przed urlopem bieżącym.

Ustawodawca przyznał pracodawcy uprawnienie do skierowania pracownika na zaległy urlop wypoczynkowy. Musi jednak wykazać, że zwracał się wcześniej do pracownika o zaplanowanie wykorzystania zaległego urlopu, a ten ignorował jego prośby. Terminowe udzielanie urlopu stanowi bowiem obowiązek pracodawcy. Jeśli pracodawca go nie realizuje, to  może narazić się na odpowiedzialność za wykroczenie przeciwko prawom pracownika zagrożone grzywną w kwocie od 1 000 do 30 000 zł (art. 282 § 1 pkt 2 kodeksu pracy).