Pracownicy na wielu stanowiskach muszą wykorzystywać przeróżne narzędzia i sprzęty do wykonywania swoich obowiązków. Najbardziej popularnymi są telefon komórkowy lub komputer. Jeśli są one niezbędne do prawidłowej realizacji obowiązków pracowniczych, to pracodawca jest zobowiązany do ich zapewnienia.

Może się jednak zdarzyć, że pracownik zdecyduje się na korzystanie z własnych narzędzi, materiałów i sprzętu. Pracodawca jest wtedy zobowiązany do przyznania i wypłacania takiemu pracownikowi stosownego ekwiwalentu.

Wypłacany pracownikowi ekwiwalent może korzystać ze zwolnienia od opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z jego treścią wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność. Omawiane zwolnienie nie jest limitowane kwotowo, czyli cała wartość ekwiwalentu zwolniona jest z podatku, o ile spełnione są wszystkie przesłanki przewidziane przez ustawodawcę.

Aby możliwe było zastosowanie przywołanej wyżej regulacji ekwiwalent musi:

• przyjmować postać pieniężną,
• stanowić rekompensatę za wykorzystywane narzędzia i sprzęt będące własnością pracownika (okoliczność ta powinna zostać potwierdzona i możliwa do udowodnienia),
• dotyczyć narzędzi, materiałów lub sprzętów rzeczywiście wykorzystywanych przy wykonywaniu przez pracownika pracy,
• swą wartością odpowiadać wysokości kosztów ponoszonych przez pracownika w związku z używaniem przez niego własnego sprzętu, narzędzi i materiałów.