Regulamin pracy to wewnętrzny akt normatywny obowiązujący w zakładzie pracy, który określa organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników. Jego postanowienia wiążą obie strony stosunku pracy — i choć nie każdy pracodawca ma obowiązek jego wprowadzenia, warto wiedzieć, kiedy ten obowiązek powstaje i jak prawidłowo go dopełnić.

Zgodnie z art. 104 § 1 Kodeksu pracy regulamin pracy ustala organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników. To wewnętrzny akt prawa zakładowego — jego postanowienia wiążą zarówno pracodawcę, jak i wszystkich pracowników, niezależnie od tego, czy byli stroną jego tworzenia. Co istotne, postanowienia regulaminu pracy nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż przepisy Kodeksu pracy oraz przepisy innych ustaw i aktów wykonawczych, a także nie mogą być mniej korzystne niż postanowienia układów zbiorowych pracy i porozumień zbiorowych. Regulamin może więc wyłącznie konkretyzować i uzupełniać przepisy powszechnie obowiązujące — nie może ich obchodzić ani ograniczać uprawnień pracowniczych.

Obowiązek wprowadzenia regulaminu pracy zależy od liczby zatrudnionych pracowników — przy czym liczy się każdy pracownik jako jedna osoba, niezależnie od wymiaru etatu i rodzaju umowy. Pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników ma bezwzględny obowiązek wprowadzenia regulaminu pracy. Pracodawca zatrudniający co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników wprowadza regulamin pracy, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wystąpi z wnioskiem o jego wprowadzenie. Pracodawca zatrudniający mniej niż 20 pracowników może wprowadzić regulamin pracy dobrowolnie. We wszystkich przypadkach obowiązek wprowadzenia regulaminu odpada, jeśli w zakresie odpowiadającym jego treści obowiązują postanowienia zakładowego lub ponadzakładowego układu zbiorowego pracy. Warto pamiętać, że w sytuacji gdy zatrudnienie zmniejszy się poniżej 50 pracowników, regulamin pracy obowiązuje nadal. Przepisy nie przewidują automatycznego wygaśnięcia regulaminu w takim przypadku.

Regulamin pracy ustala pracodawca w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową. W razie nieuzgodnienia treści regulaminu z zakładową organizacją związkową w ustalonym przez strony terminie, a także w przypadku gdy u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, regulamin pracy ustala pracodawca samodzielnie. Jeśli w zakładzie działa kilka organizacji związkowych, powinny one przedstawić pracodawcy jednolite stanowisko w terminie 30 dni od dnia przedstawienia im projektu regulaminu. Regulamin wydany bez wymaganego uzgodnienia ze związkami zawodowymi, mimo że związki działają w zakładzie, może zostać uznany za niewiążący — co potwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z 21 marca 2001 r. (I PKN 320/00).

Regulamin pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Pracodawca jest obowiązany zapoznać pracownika z treścią regulaminu pracy przed dopuszczeniem go do pracy. Zapoznanie z regulaminem powinno być potwierdzone podpisem pracownika na oświadczeniu.

Brak regulaminu pracy u pracodawcy, który ma obowiązek jego posiadania, stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika, zagrożone karą grzywny od 1 000 zł do 30 000 zł.