Pracownik, który na polecenie pracodawcy wykonuje swoje zadania służbowe poza miejscowością, w której mieści się siedziba pracodawcy albo stałe miejsce wykonywania pracy, odbywa podróż służbową. Jednak niecały okres trwania podróży służbowej należy zaliczyć do czasu pracy pracownika.

Czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy (art. 128 § 1 kodeksu pracy). Przyjmuje się, iż w dyspozycji pracodawcy pozostaje pracownik, który wykonuje polecenia pracodawcy bądź – będąc zdolny do jej wykonywania – oczekuje na nie i chce je wykonywać.

Zgodnie ze stanowiskiem wypracowanym przez orzecznictwo podróż do miejsca realizacji zadania służbowego i powrotu do stałego miejsca świadczenia pracy podczas podróży służbowej nie stanowi realizacji zadania służbowego i w związku z tym czas jej trwania nie powinien być zaliczany do czasu świadczenia przez pracownika pracy. W związku z tym, wynagrodzenie za czas podróży należy się jedynie w sytuacji, gdy ma ona miejsce w ramach obowiązującego pracownika rozkładu czasu pracy. Jeżeli przypada ona poza tymi godzinami, pracownikowi nie przysługuje prawo do dodatkowego wynagrodzenia.

Wyjątek dotyczy sytuacji, w której w trakcie podróży odbywającej się poza harmonogramowymi godzinami pracy pracownik świadczy pracę. Jak wyjaśnił bowiem Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 4 kwietnia 1979 roku, sygn. akt I PRN 30/79: „W czasie podróży służbowej czas przejazdu pracownika do miejsca delegowania i z powrotem nie jest z reguły czasem pracy i dlatego za taki czas nie przysługuje pracownikowi dodatkowe wynagrodzenie. Są jednak przypadki, gdy uzasadnione jest wliczenie do czasu pracy czasu omawianego przejazdu, np. gdy w czasie pracy pracownik wykonuje czynności na rzecz zakładu pracy bądź gdy praca wykonywana jest wyłącznie lub w przeważającej mierze poza siedzibą zakładu pracy; wówczas może być uzasadnione wliczenie do czasu pracy krótkich przejazdów z zakładu pracy do miejsca wykonywania pracy i z powrotem oraz ewentualnie między miejscowościami, w których wykonywana jest praca.”

Podróż odbywana poza obowiązującym pracownika rozkładem czasu pracy, choć nie ma wpływu na wynagrodzenie pracownika, może wiązać się z możliwością skorzystania przez pracownika z prawa do odpoczynku.