Planowanie urlopu wypoczynkowego

Obowiązek tworzenia zgodnie z kodeksem pracy

W świetle art. 163 § 1 kodeksu pracy urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.

Z obowiązku tworzenia urlopów wypoczynkowych pracodawca może się zwolnić, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę. Dotyczy to także pracodawcy, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa. W takich przypadkach pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem.

Podkreślić należy, iż sam plan urlopów jest jednym z „dokumentów” ściśle powiązanych z organizacją i porządkiem pracy w zakładzie.

Zasady planowania urlopów wypoczynkowych

Plan urlopów to swoisty „rozkład czasu urlopowego”, ustalony w trybie i na zasadach przyjętych w danym zakładzie pracy. Warto w prawie wewnątrzzakładowym wprowadzić m.in. czasokres, na który plan jest sporządzany, termin jego sporządzenia, sposób podawania do wiadomości pracowników czy też formę planu urlopowego.

Planując urlopy powinniśmy pamiętać o następujących podstawowych zasadach:
 

• planowanie urlopu „zaległego” w okresie od 01.01. do 30.09. danego roku kalendarzowego,
• planowanie jednej części urlopu wypoczynkowego trwającej co najmniej kolejnych 14 dni kalendarzowych,
• planowanie dodatkowego urlopu, np. z tytułu niepełnosprawności.

Modyfikacja planu urlopów

Ustawodawca dopuszcza w określonych sytuacjach dopuszcza możliwość udzielenia urlopu wypoczynkowego. Jedną z nich jest wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami (art. 164 § 1 kodeksu pracy). Z przepisu powyższego nie wynika forma wniosku pracownika, wydaje się więc, iż to pracodawca o niej decyduje dokonując stosownych zapisów w prawie wewnątrzzakładowym.

Drugim przypadkiem jest możliwość modyfikacji przez zatrudniającego. Jak wynika bowiem z art. 164 § 2 kodeksu pracy przesunięcie terminu urlopu jest także dopuszczalne z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy.

Odpowiedź

W świetle art. 163 § 1 in fine kodeksu pracy planem urlopów nie obejmuje się części urlopu udzielanego pracownikowi zgodnie z art. 1672. Ustawodawca więc jako jedyny rodzaj urlopu wypoczynkowego wyłącza urlop na żądanie, co oczywiście wynika ze specyfiki udzielania tegoż urlopu. Mając na uwadze regulacje prawne działu VII kodeksu pracy oraz cel urlopu absencji urlopowej w kontekście przepisów europejskich (tj. dyrektywy 2003/88/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 4 listopada 2003 r. dotyczącej niektórych aspektów organizacji czasu pracy) należałoby uznać, iż w planie urlopów należy podać całość należnego urlopu wypoczynkowego w okresie, na który ten plan jest sporządzany.

Wydaje się, iż aktualnie obowiązujące przepisy nie zabraniają tworzenia kilku planów urlopowych na dany rok kalendarzowy. Należałoby jednak stosowne zapisy umieścić w prawie wewnątrzzakładowym.