PIT-4R obejmuje zbiorcze zestawienie zaliczek na podatek dochodowy pobieranych i wpłacanych przez płatnika w danym roku podatkowym. Deklaracja, sporządzona według ustalonego wzoru, powinna zostać przekazana do urzędu skarbowego właściwego według miejsca zamieszkania płatnika, a jeżeli płatnik nie jest osobą fizyczną, według siedziby bądź miejsca prowadzenia działalności, gdy płatnik nie posiada siedziby.

Płatnik ujawnia w deklaracji kwoty zaliczek na podatek dochodowy faktycznie pobrane, chyba że deklaracja wyraźnie wymaga wskazania kwot należnych. Ponadto w PIT-4R wskazuje się również informację o liczbie podatników, których dotyczą wskazane w deklaracji zaliczki na podatek. W związku z tym uwzględnia się w niej również podatników, którzy nie są już zatrudnieni, lecz w stosunku do których nadal pobiera się zaliczki na podatek.

Obowiązek złożenia deklaracji istnieje również w przypadku, gdy kwota zaliczek na podatek wyniosła zero oraz gdy w danym roku płatnik nie zatrudniał nikogo, lecz w pierwszym miesiącu roku wystąpiły zaliczki. Taki obowiązek nie powstaje natomiast w przypadku, gdy podatnik nie dokonywał żadnych wypłat rodzących obowiązek poboru zaliczek, a także nie zatrudnia nikogo.

Zobowiązanymi do złożenia deklaracji PIT-4R są podmioty wskazane w art. 31 oraz 33 – 35 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Są to:

• zakłady pracy (art. 31 ustawy o PIT);
• rolnicze spółdzielnie produkcyjne oraz inne spółdzielnie zajmujące się produkcją rolną (art. 33 ustawy o PIT);
• organy rentowe (art. 34 ustawy o PIT);
• osoby prawne i ich jednostki organizacyjne, które dokonują wypłaty emerytur i rent z zagranicy – od wypłacanych przez nie emerytur i rent (art. 35 ust. 1 pkt 1 ustawy o PIT),
• uczelnie, federacje podmiotów systemu szkolnictwa wyższego i nauki, instytuty naukowe Polskiej Akademii Nauk, instytuty badawcze, międzynarodowe instytuty naukowe utworzone na podstawie odrębnych ustaw działające na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zakłady pracy oraz inne jednostki organizacyjne – od wypłacanych przez nie stypendiów (art. 35 ust. 1 pkt 2 ustawy o PIT),
• organy zatrudnienia – od świadczeń wypłacanych z Funduszu Pracy (art. 35 ust. 1 pkt 3 ustawy o PIT),
• wojewódzkie urzędy pracy – od świadczeń wypłacanych z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (art. 35 ust. 1 pkt 3a ustawy o PIT),
• areszty śledcze oraz zakłady karne – od należności za pracę przypadającej tymczasowo aresztowanym oraz skazanym (art. 35 ust. 1 pkt 4 ustawy o PIT),
• spółdzielnie – od oprocentowania wkładów pieniężnych członków spółdzielni, zaliczonego w ciężar kosztów spółdzielni (art. 35 ust. 1 pkt 5 ustawy o PIT),
• oddziały Agencji Mienia Wojskowego – od wypłacanych żołnierzom świadczeń pieniężnych wynikających z przepisów ustawy z dnia 22 czerwca 1995 r. o zakwaterowaniu Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej (art. 35 ust. 1 pkt 6 ustawy o PIT),
• centrum integracji społecznej – od wypłacanych świadczeń integracyjnych i motywacyjnej premii integracyjnej, przyznanych na podstawie ustawy z dnia 13 czerwca 2003 r. o zatrudnieniu socjalnym (art. 35 ust. 1 pkt 7 ustawy o PIT),
• podmioty przyjmujące na praktykę absolwencką lub staż uczniowski – od świadczeń pieniężnych wypłacanych z tytułu odbywania praktyk absolwenckich, o których mowa w ustawie z dnia 17 lipca 2009 r. o praktykach absolwenckich lub odbywania stażu uczniowskiego, o którym mowa w art. 121a ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe (art. 35 ust. 1 pkt 8 ustawy o PIT).

Co do zasady omawiana deklaracja roczna za 2025 rok powinna zostać wysłana elektronicznie do urzędu skarbowego do końca stycznia 2026 roku (art. 38 ust. 1a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Jednak w przypadku, gdy podatnik zaprzestał prowadzenia działalności gospodarczej przed wskazanym terminem, deklaracja powinna zostać wysłana do dnia zaprzestania tej działalności.