Skopiuj link
Z obowiązujących przepisów wynika, że dieta należna z tytułu podróży służbowych odbywanych poza granicami kraju posiada charakter swoistego ryczałtu, którego wysokość (w przypadku braku odmiennych uregulowań w przepisach wewnątrzzakładowych) uzależniona jest od dwóch czynników, a mianowicie docelowego państwa podróży oraz czasu trwania podróży służbowej.
Wysokość diety a czas trwania zagranicznej podróży służbowej
Zgodnie z § 13 ust. 1 rozporządzenia za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości. Wysokość diety za dobę podróży służbowej w poszczególnym państwie jest określona w załączniku do rozporządzenia. Należy mieć na względzie, że w myśl wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 22 marca 2000 r. (sygn. akt I SA/Lu 1747/98) czas zagranicznej podróży służbowej liczy się w sposób ciągły od chwili przekroczenia granicy w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy w drodze powrotnej do kraju, bez uwzględnienia pory dziennej lub nocnej, godziny zmiany daty itp., a dobę stanowi czas każdych 24 godzin niezależnie od godziny w której okres ten się zaczyna.
W przypadku niepełnej doby podróży zagranicznej dietę należy naliczyć w wysokości uzależnionej od czasu trwania podróży, tj.:
- do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,
- ponad 8 godzin do 12 godzin – przysługuje 1/2 diety,
- ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Wysokość diety a zapewnienie pracownikowi całodziennego albo częściowego wyżywienia
Warunki i zasady obniżania diety z tytułu zagranicznej podróży służbowej w przypadku zapewnienia pracownikowi bezpłatnego całodziennego lub częściowego wyżywienia określone zostały w § 14 i § 15 rozporządzenia, zgodnie z którymi:
- W przypadku, gdy pracownikowi zapewniono za granicą bezpłatne całodzienne wyżywienie – wówczas przysługuje mu 25% diety za dobę podróży służbowej.
- W przypadku, gdy pracownik przebywa w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym za granicą – wówczas przysługuje mu 25% diety za dobę podróży służbowej.
- W przypadku gdy pracownikowi zapewniono za granicą wyżywienie częściowe – wówczas dietę zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:
- śniadanie – 15% diety,
- obiad – 30 % diety,
- kolacja – 30% diety.
Dieta podlega również proporcjonalnemu zmniejszeniu, według wyżej wskazanych zasad, w sytuacji gdy pracownik korzysta z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie.
Rozliczanie diet z tytułu zagranicznych podróży służbowych w praktyce
Przykład nr 1:
Pracownik wyjechał w podróż służbową do Austrii, która trwała od dnia 5 maja 2013 r. godzina 18:00 (przekroczenie granicy państwowej w drodze za granicę) do 10 maja 2013 r. godzina 17:00 (przekroczenie granicy w drodze powrotnej do kraju). Podróż trwała 4 doby i 23 godziny (5 diet). Pracownikowi zapewniono całodzienne bezpłatne wyżywienie od kolacji w dniu 5 maja do obiadu w dniu 10 maja. W związku z powyższym pracownik nabywa prawo do diety w wysokości 25 % za każdą dobę pobytu poza granicami kraju, obliczoną w sposób następujący:
- wysokości diety dla Austrii 52 €,
- (5 diet x 52 €) x 25 % = 65 €.
Przykład nr 2:
Pracownik wyjechał w podróż służbową do Francji, która trwała od dnia 24 kwietnia 2013 r. godzina 13:00 (start samolotu w drodze za granicę) do 25 kwietnia 2013 r. godzina 11:00 (lądowanie samolotu w drodze powrotnej na lotnisku w kraju). Podróż trwała 22 godziny (1 dieta). Pracownikowi w dniu 24 kwietnia zapewniono kolację (służbowe spotkanie z kontrahentem) oraz nocleg w hotelu, w ramach którego pracownik otrzymał śniadanie. W związku z powyższym, należną dietę należy obliczyć w sposób następujący:
- wysokości diety dla Francji 50 €,
- 50 € x 45 % (kolacja 30% i śniadanie 15 %) = 22,50 €,
- 50 € – 22,50 € = 27,50 €.
Aktualna promocja: