Skopiuj link
Warunki przechowywania dokumentacji pracowniczej
Art. 94 pkt 9b k.p. w dotychczas obowiązującym brzmieniu nakłada na pracodawcę obowiązek przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją przewiduje nadanie art. 94 pkt 9b następującego brzmienia: „przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w sposób gwarantujących zachowanie ich poufności, integralności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym pracownik zakończył pracę”.
Ustawodawca planuje zatem doprecyzowane ogólnych warunków, w jakich powinna być przechowywana dokumentacja pracownicza. Oprócz obowiązku zabezpieczenia przedmiotowych dokumentów przed ich uszkodzeniem lub zniszczeniem, pracodawca obowiązany będzie zapewnić ich poufność, integralność oraz dostępność. Poufności oznacza konieczność zapewnienia przez pracodawcę, aby informacje zgromadzone w dokumentacji pracowniczej nie były udostępniane lub ujawniane nieuprawnionym osobom bądź podmiotom. Przez obowiązek zapewnienia integralności rozumieć należy powinność zabezpieczenia dokumentów przed ich zmianą lub zniszczeniem w sposób nieautoryzowany. Natomiast dostępność sprowadza się do obowiązku pracodawcy zapewnieniu bycia osiągalnym i możliwym do wykorzystania na żądanie, w założonym czasie, przez uprawniony podmiot.
Skrócenie okresu przechowywania
Nowelizacja art. 94 pkt 9b przewiduje skrócenie okresu przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników do 10 lat, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym pracownik zakończył pracę. Obecnie pracodawca obowiązany jest przechowywać przedmiotowe dokumenty przez okres 50 lat. Równocześnie ustawodawca planuje wprowadzenie obowiązku przekazywania danych potrzebnych do ustalenia praw dotyczących świadczeń emerytalno-rentowych do ZUS.
Skrócenie okresu przechowywania akt wynika z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L. 119 z 04.05.2016 r. str. 1), które wejdzie w życie z dniem 25 maja 2018 r. Rozporządzenie statuuje zasadę minimalizacji przetwarzania danych osobowych. Równocześnie motyw 52 do rozporządzenia stanowi, iż „należy również zezwolić na wyjątki od zakazu przetwarzania szczególnych kategorii danych osobowych – o ile przewiduje to prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego i podlega to odpowiednim zabezpieczeniom chroniącym dane osobowe i inne prawa podstawowe – jeżeli uzasadnia to interes publiczny, w szczególności polegający na przetwarzaniu danych osobowych w dziedzinie prawa pracy, prawa zabezpieczenia społecznego, w tym emerytur, oraz do celów bezpieczeństwa, monitorowania i ostrzegania zdrowotnego, zapobiegania chorobom zakaźnym i innym poważnym zagrożeniom zdrowotnym. Taki wyjątek może być przewidziany ze względu na cele zdrowotne, w tym związane ze zdrowiem publicznym oraz zarządzaniem usługami opieki zdrowotnej, w szczególności zapewnianiem jakości i ekonomiczności procedur stosowanych do rozstrzygania roszczeń w sprawie świadczeń i usług w ramach systemu ubezpieczeń zdrowotnych, lub ze względu na cele archiwalne w interesie publicznym, cele badań naukowych lub historycznych lub cele statystyczne. Należy także przewidzieć wyjątek pozwalający przetwarzać takie dane osobowe, jeżeli jest to niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń w postępowaniu sądowym, administracyjnym lub też innym postępowaniu pozasądowym.”.
10-letni okres przechowywania danych pozwala z pewnością na dochodzenie lub obronę przez pracownika swoich roszczeń w postępowaniu sądowym, administracyjnym lub też innym postępowaniu pozasądowym.
Ocena projektowanej regulacji
Doprecyzowanie warunków generalnych, jakim powinno odpowiadać przechowywanie dokumentów związanych z zatrudnieniem i akt osobowych, należy ocenić pozytywnie. Ustawodawca bowiem uzupełnił je o warunki mające na celu zapewnienie ochrony danych osobowych. Trudno natomiast jednoznacznie ocenić skrócenie okresu przechowywania rzeczonych dokumentów. Co prawda, skrócenie tego okresu będzie zgodne z przepisani o ochronie danych osobowych i stanowić będzie istotne ułatwienie dla pracodawców. Jednakże dość powszechne są sytuacje, w których pracownicy poszukują dokumentów związanych z zatrudnieniem sprzed ponad 10 lat, w celu ustalenia swoich uprawnień przed organem rentowym. Skrócenie okresu przechowywania dokumentów pracowniczych istotnie utrudni realizację tego celu.
Radca Prawny
Dominika Zarzycka-Dudek
[email protected]
Masz pytanie? Napisz do naszego Eksperta