Dla każdego pracownika trzeba prowadzić akta osobowe i inne dokumenty związane z zatrudnieniem. Ustawodawca ściśle określa, jaką dokumentację należy prowadzić, co w niej zawrzeć oraz jaką formę powinna ona przybierać. Pracodawca ponosi odpowiedzialność za jej prawidłowość. Niemniej jednak, co do zasady to nie sam pracodawca zajmuje się jej opracowaniem.

Zgodnie z art. 94 pkt 9a kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek prowadzić przewidzianą prawem dokumentację związaną z zatrudnieniem pracowników. Jej zakres szczegółowo określa rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej z dnia 10 grudnia 2018 roku.

Niewywiązywanie się z przywołanych wyżej obowiązków stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Ustawodawca wyróżnił trzy wykroczenia przeciwko prawom pracownika dotyczące dokumentacji pracowniczej. W katalogu zawartym w art. 281 kodeksu pracy wskazano:

• nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej,
• nieprzechowywanie dokumentacji pracowniczej przez okres, o którym mowa w przepisach kodeksu pracy, albo przez dłuższy okres, jeżeli wynika on z odrębnych przepisów,
• pozostawienie dokumentacji pracowniczej w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Są one zagrożone karą grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

Dodatkowo niewywiązanie się lub nienależyte wywiązanie się przez pracodawcę z obowiązku prowadzenia akt osobowych i dokumentacji pracowniczej może stanowić podstawę wystąpienia przez pracownika z roszczeniem o odszkodowanie na podstawie art. 471 kodeksu cywilnego w związku z art. 300 kodeksu pracy (por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 6 października 1976 r., sygn. akt I PR 130/76).

Z treści art. 281 kodeksu pracy wynika, że omawiane wykroczenia popełnia pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu. Pracodawca może powierzyć wykonywanie wszelkich czynności z zakresu prawa pracy konkretnej osobie. Może też zlecić jej tylko prowadzenie akt osobowych i dokumentacji pracowniczej. W takiej sytuacji, to ta osoba ponosi odpowiedzialność za nieprawidłowości w tym zakresie. Jednak co do zasady odpowiedzialność za naruszenie obowiązków związanych z prowadzeniem dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy i akt osobowych ponosi pracodawca. W przypadku, gdy jest nim osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, zostanie ona bezpośrednio pociągniętą do odpowiedzialności. Jeżeli pracodawcą jest jednostka organizacyjna lub osoba prawna, to odpowiedzialność spadnie na członka organu zarządzającego.