Konieczność korekty dokumentów rozliczeniowych może wynikać z różnych przyczyn. Wśród nich można wyróżnić błąd w danych identyfikacyjnych ubezpieczonego, zastosowanie nieprawidłowego kodu tytułu ubezpieczenia, błędną podstawę wymiaru składek, zmianę wynagrodzenia wstecz, a także wypłatę świadczeń (zasiłku chorobowego lub macierzyńskiego), która zmienia rozliczenie za dany miesiąc. Obowiązek korekty spoczywa na płatniku składek niezależnie od tego, czy błąd wykrył samodzielnie, czy wskazał go ZUS podczas kontroli.

Aby poprawić rozliczenie za dany miesiąc, należy złożyć komplet nowych dokumentów rozliczeniowych: deklarację rozliczeniową korygującą ZUS DRA — uwzględniającą rozliczenie za wszystkich ubezpieczonych — oraz imienne raporty miesięczne korygujące, ale tylko te, które wymagają korekty. Jeżeli korekta dotyczy wyłącznie danych z samej deklaracji, wystarczy złożyć ZUS DRA. Deklarację korygującą i imienny raport należy oznaczyć tym samym numerem identyfikatora — w polu „Identyfikator” podaje się kolejny numer za dany miesiąc.

W zależności od rodzaju korygowanych danych stosuje się ZUS RCA — przy korekcie imiennego raportu o należnych składkach — lub ZUS RSA — przy korekcie raportu o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek.

Warto pamiętać, że od 1 maja 2026 roku obowiązują nowe wzory dokumentów ZUS RCA i ZUS DRA, wprowadzone rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 9 kwietnia 2026 roku. Przekazując od tej daty dokumenty za wcześniejsze okresy, płatnik stosuje nowe wzory obowiązujące w dniu składania dokumentu, ale kody tytułu ubezpieczenia właściwe dla okresu, za który dokument jest składany.

Płatnicy rozliczający składki za więcej niż 5 osób mają obowiązek przekazywać dokumenty drogą elektroniczną — przez elektroniczną platformę eZUS lub przy użyciu programu Płatnik. Płatnicy rozliczający do 5 osób mogą składać dokumenty w formie papierowej lub jako wydruk z udostępnionego przez ZUS oprogramowania.