Pracownik, który jest niezdolny do pracy z powodu choroby, uzyskuje od lekarza lub asystenta medycznego stosowne zaświadczenie, które co do zasady jest wystawione w formie elektronicznej (e-ZLA). Takie zaświadczenie stanowi podstawę wypłaty świadczeń z ubezpieczenia społecznego. Dlatego też Zakład Ubezpieczeń Społecznych oraz płatnicy składek na ubezpieczenie chorobowe, którzy zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych, są uprawnieni do kontrolowania ubezpieczonych co do prawidłowości wykorzystywania zwolnień od pracy zgodnie z ich celem oraz są upoważnieni do formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich.

Każdy pracodawca jest uprawniony do przeprowadzania kontroli prawidłowości wykorzystywania przez pracowników zwolnień lekarskich od pracy, za które wypłaca z własnych środków wynagrodzenie za czas choroby stosownie do reguł określonych w art. 92 kodeksu pracy. Natomiast pracodawca, który zgłasza do ubezpieczenia chorobowego nie więcej niż 20 ubezpieczonych, występuje o przeprowadzenie kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy, za które pracownikom przysługują zasiłki chorobowe i opiekuńcze albo świadczenie rehabilitacyjne, do oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, który wypłaca te zasiłki jego pracownikom.

Podstawą prawną przeprowadzania omawianej kontroli jest art. 68 ust. 1 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. Ponadto tryb i zasady przeprowadzania kontroli wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy określają przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 27 lipca 1999 roku. Dodatkowe wskazówki można znaleźć w wydanym przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych podręczniku zatytułowanym „Kontrola prawidłowości wykorzystania zwolnień lekarskich od pracy”.

Zgodnie z § 5 ust. 1 rozporządzenia kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy z powodu choroby polega na ustaleniu, czy ubezpieczony w okresie orzeczonej niezdolności do pracy:

1. nie wykonuje pracy zarobkowej,

2. nie wykorzystuje zwolnienia lekarskiego od pracy w sposób niezgodny z jego celem.

Kontrolą taką obejmuje się również ubezpieczonych zwolnionych od pracy w wyniku decyzji wydanej przez właściwy organ albo uprawniony podmiot na podstawie przepisów o zwalczaniu chorób zakaźnych albo o zwalczaniu gruźlicy.

Co do zasady ubezpieczony w trakcie niezdolności do pracy z powodu choroby powinien przebywać w miejscu zamieszkania bądź innym wskazanym miejscu i odbywać rekonwalescencję, która pozwoli na przywrócenie zdolności do pracy. W przypadku, gdy kontrolujący nie zastanie ubezpieczonego we wskazanym miejscu, to można przyjąć, że ubezpieczony nie wykorzystuje zwolnienia w sposób prawidłowy. Jednak w podręczniku Zakład Ubezpieczeń Społecznych wyjaśnia, że do tego zagadnienia należy podejść mniej restrykcyjnie. „Jeśli kontrola była przeprowadzona w miejscu zamieszkania lub pobytu ubezpieczonego i osoby kontrolujące nie zastały ubezpieczonego, kontrolę należy w miarę możliwości ponowić. Dodatkowo trzeba zwrócić się do pracownika, by wyjaśnił przyczyny tej nieobecności. Nieobecność w miejscu zamieszkania lub pobytu w czasie przeprowadzania kontroli nie musi bowiem oznaczać niewłaściwego wykorzystywania zwolnienia lekarskiego od pracy. Jeżeli pracownik poda uzasadniony powód swojej nieobecności, np. wizyta u lekarza, odbywanie rehabilitacji itp., nie można uznać, że zwolnienie lekarskie było wykorzystywane nieprawidłowo. […] Jeżeli pracownik nie udzielił wyjaśnień lub odmówił udzielenia wyjaśnień co do przyczyn swojej nieobecności w czasie kontroli, uznaje się, że niewłaściwie wykorzystywał zwolnienie lekarskie”.

W razie stwierdzenia, że pracownik korzysta ze zwolnienia lekarskiego niezgodnie z jego celem, kontrolujący powinien sporządzić protokół, który stanowić będzie podstawę do niewypłacenia pracownikowi zasiłku. Protokół sporządza się według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do rozporządzenia z dnia 27 lipca 1999 roku i zawiera się w nim ustalenia dokonane podczas kontroli, w tym opis, na czym polegało nieprawidłowe wykorzystywanie zwolnienia lekarskiego od pracy. Osoba kontrolowana może wnieść uwagi do protokołu.