Pracownik, który wykorzystuje prywatny samochód do wykonywania obowiązków służbowych, na ogół otrzymuje od pracodawcy świadczenie, stanowiące rekompensatę ponoszonych przez niego kosztów. Przybiera ono postać kilometrówki albo ryczałtu.

Zasady zwrotu kosztów użytkowania samochodu prywatnego do celów służbowych reguluje rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Kilometrówka stanowi iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu, która zgodnie § 2 wskazanego rozporządzenia nie może być wyższa niż:

1. dla samochodu osobowego:

a. o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,89 zł;

b. o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 1,15 zł;

2. dla motocykla – 0,69 zł;

3. dla motoroweru – 0,42 zł.

Omawiana kilometrówka jest wypłacana przez pracodawcę i z tego względu powinna być traktowana jako przychód ze stosunku pracy. Korzysta ona ze zwolnienia od opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Ustawodawca zastrzegł, że zwolniony z podatku jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika dla potrzeb zakładu pracy w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw. Zwolnienie to następuje do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w rozporządzeniu, jeżeli przebieg pojazdu (z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego) jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika. W praktyce oznacza to, że jeśli obowiązek wypłaty świadczenia wynika z ustawy, a pracownik otrzymuje kilometrówkę ustaloną według zasad przewidzianych w przywołanym wyżej rozporządzeniu, to cała jego wartość nie podlega opodatkowaniu.

Trzeba jednak pamiętać, że co do zasady obowiązek wypłaty kilometrówki został zastrzeżony jedynie dla listonoszy, leśników i pracowników socjalnych. W pozostałych przypadkach, gdy wynika on z aktów wewnętrznych, a nie ustaw, to nie zachodzi podstawa zwolnienia. Jednak z drugiej strony, Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 16 października 2019 roku orzekł, że w analizowanym przypadku w ogóle nie powstanie przychód po stronie pracownika, ponieważ jazdy lokalne odbywane są w interesie pracodawcy, a nie pracownika, który nie uzyskuje przysporzenia, a rekompensatę poniesionych kosztów (sygn. II FSK 3531/17).