Zgodnie z art.  103⁴ § 1 kodeksu pracy pracodawca zawiera z pracownikiem podnoszącym kwalifikacje zawodowe umowę określającą wzajemne prawa i obowiązki stron. Umowę zawiera się na piśmie. Jednym z postanowień takiej umowy może być zobowiązanie pracownika do pozostawania w zatrudnieniu u pracodawcy przez określony w umowie czas po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Jeżeli pracodawca nie zamierza zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych to strony stosunku pracy nie musza takiej umowy zawierać (art. 103⁴ § 3 kodeksu pracy).

Pracodawca może żądać od pracownika zwrotu kosztów poniesionych w związku z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych w sytuacjach określonych w art. 103⁵ kodeksu pracy. W myśl tego przepisu pracownik zobowiązany jest do zwrotu kosztów, w przypadku, gdy:

• bez uzasadnionych przyczyn pracownik nie podejmie podnoszenia kwalifikacji zawodowych albo przerwie podnoszenie tych kwalifikacji,
• pracodawca rozwiąże z pracownikiem stosunek pracy bez wypowiedzenia
  z jego winy, w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub po jego ukończeniu, w terminie określonym w umowie o podnoszenie kwalifikacji zawodowych, nie dłuższym niż 3 lata,
• w terminie określonym w umowie o podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracownik rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem, z wyjątkiem wypowiedzenia umowy o pracę z uwagi na mobbing,
• w terminie określonym w umowie o podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracownik rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia na podstawie art. 55 kodeksu pracy (pracodawca nie przeniesie pracownika w terminie wskazanym w orzeczeniu lekarskim do innej pracy, odpowiedniej ze względu na stan jego zdrowia i kwalifikacje zawodowe; pracodawca dopuścił się ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków wobec pracownika) lub art. 94³ kodeksu pracy (mobbing), mimo braku przyczyn określonych w tych przepisach.

Obowiązek zwrotu kosztów nie powstanie w przypadku ustania stosunku pracy z innych przyczyn niż określone w art. 103⁵ kodeksu pracy. Należą do nich m.in. uzasadnione rozwiązanie przez pracownika umowy bez wypowiedzenia z winy pracodawcy (art. 55 kodeksu pracy) lub ze względu na stosowanie względem niego mobbingu (art. 94³ kodeksu pracy) oraz rozwiązanie umowy zawartej na czas określony ze względu na upływ czasu, na który umowa została zawarta.

Z art. 103⁵ in fine kodeksu pracy wynika, iż pracownik obowiązany jest do zwrotu kosztów z tytułu dodatkowych świadczeń w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub okresu zatrudnienia w czasie ich podnoszenia. Do dodatkowych świadczeń pracodawcy związanych z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych należą m.in. opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie (art. 103³ kodeksu pracy). Pracodawca nie może żądać od pracownika zwrotu wynagrodzenia wypłaconego mu za czas urlopu szkoleniowego i za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy w celach szkoleniowych.

„Kwestia odpowiedzialności odszkodowawczej pracownika za naruszenie przyjętego w umowie obowiązku przepracowania określonego okresu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych nie jest uregulowana w Kodeksie pracy. Nie mamy tu bowiem do czynienia z niewykonaniem obowiązku pracowniczego i dlatego nie stosuje się przepisów o odpowiedzialności materialnej pracownika (art. 114 i n. k.p. [kodeksu pracy]). Ten obowiązek pracownika wynika z klauzuli autonomicznej i możliwa jest odpowiedzialność odszkodowawcza pracownika na podstawie art. 471 k.c. [kodeksu cywilnego] w zw. z art. 300 k.p. Ta możliwość jest jednak dla pracodawcy niedogodna, gdyż trudno w tym przypadku udowodnić szkodę, a zwłaszcza jej wysokość. Dlatego należy podzielić stanowisko SN zajęte w wyroku z 11.10.2022 r., II PSKP 17/22, że w tym przypadku pracodawca może zabezpieczyć swoje interesy zamieszczając w umowie o podnoszeniu kwalifikacji postanowienia o karach umownych dla pracownika w razie nieodpracowania umówionego okresu (art. 483 i n. k.c. w zw. z art. 300 k.p.). Jest to niezależne od uprawnienia żądania przez pracodawcę zwrotu kosztów szkolenia (art. 103⁵ – por. szerzej niżej uw. 6.1).” (E. Maniewska [w:] K. Jaśkowski, E. Maniewska, Kodeks pracy. Komentarz aktualizowany, LEX/el. 2023).