Praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Praca zdalna może mieć charakter stały albo okazjonalny. U jej podstaw powinna zwykle leżeć zgodna wola stron stosunku pracy.

Pracodawca może jednak odmówić pracy zdalnej zawsze wtedy, gdy jej wykonywanie nie jest możliwe ze względu na organizację lub rodzaj pracy. To jedyne kryterium, ale w praktyce obejmuje bardzo szeroki katalog sytuacji. Odmowa jest w pełni zgodna z prawem, jeśli praca wymaga fizycznej obecności — obsługi maszyn, kontaktu z klientem, pracy zespołowej w czasie rzeczywistym czy dostępu do dokumentacji, której nie można wynieść poza zakład pracy.

Pracodawca może odmówić także wtedy, gdy praca zdalna zagraża bezpieczeństwu informacji, wymaga stałego nadzoru, jest powiązana z kontrolą trzeźwości lub nie da się jej pogodzić z obowiązkami BHP w miejscu zamieszkania pracownika. Odmowa jest dopuszczalna również wtedy, gdy pracownik nie zapewnia warunków technicznych do pracy zdalnej albo gdy jej wykonywanie generowałoby dla pracodawcy nieproporcjonalne koszty.

Wniosek pracownika o pracę zdalną — także okazjonalną — nie wiąże pracodawcy.  Jednak pracodawca musi uzasadnić odmowę, wskazując konkretne przeszkody organizacyjne lub związane z rodzajem pracy. W praktyce oznacza to, że pracodawca musi wykazać, dlaczego praca zdalna w danym przypadku jest obiektywnie niemożliwa.

Warto pamiętać, że istnieją również sytuacje, w których pracodawca musi uwzględnić wniosek pracownika o wykonywanie pracy zdalnie.