Skopiuj link
Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej dotyczy przede wszystkim osób zatrudnianych po 1 stycznia 2019 r. Dokumenty za pracowników i zleceniobiorców zatrudnianych po tej dacie pracodawca ma obowiązek przechowywać nie dłużej, niż 10 lat. Płatnik może również skrócić do 10 lat okres przechowywania dokumentacji dotyczącej pracowników i zleceniobiorców zatrudnionych w latach 1 stycznia 1999 r. – 31.12.2018 r.
W tym przypadku będzie musiał jednak spełnić dodatkowe ustawowe obowiązki. Przedsiębiorca w pierwszej kolejności powinien złożyć oświadczenie ZUS OSW, a następnie w ciągu roku od złożenia tego oświadczenia, przekazać do ZUS raporty informacyjne ZUS RIA za wszystkich pracowników i zleceniobiorców zatrudnionych od stycznia 1999 do grudnia 2018 r. Ustawa nie dopuszcza skrócenia okresu dla ubezpieczonych zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r., nawet jeśli tytuł do ubezpieczeń trwa nadal po tej dacie. Okresu przechowywania dokumentacji nie mogą skrócić także pracodawcy zatrudniający osoby wykonujące pracę górniczą lub na stanowiskach równorzędnych z pracą górniczą – do niej zaliczanych, ale tylko w stosunku do tych osób. Za pozostałych pracowników mogą skorzystać ze skróconego okresu, pod warunkiem, że złożą ZUS OSW.
Powstaje jednak pytanie, od kiedy liczyć 10 letni okres przechowywania dokumentów?
10 letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej jest uzależniony od daty wyrejestrowania z ubezpieczeń oraz w przypadku osób zatrudnionych w okresie 1 stycznia 1999r – 31.12.2018 r.- daty złożenia oświadczenia ZUS OSW. Jeżeli stosunek pracy bądź zawarta umowa zlecenia zakończyły się przed datą przekazania ZUS OSW, 10 letni okres przechowywanej dokumentacji należy liczyć od końca roku kalendarzowego, w którym został złożony ZUS RIA. Jeżeli jednak zatrudnienie lub umowa cywilnoprawna zakończą się po 1 stycznia 2019 r., 10 letni okres należy liczyć od końca roku kalendarzowego, w którym pracownik, czy zleceniobiorca zostali wyrejestrowani z ubezpieczeń w ZUS.
Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. 2018 poz. 357)
