„Kwota zmniejszająca podatek generuje kwotę niepowodującą obowiązku zapłaty podatku, czyli maksymalną wysokość podstawy obliczenia podatku, do wysokości której podatek wynosi 0 zł.” (Objaśnienia podatkowe Ministerstwa Finansów z 30 grudnia 2022 roku – Oświadczenia i wnioski mające wpływ na wysokość zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych obliczanych przez płatników tego podatku)

Osoby uzyskujące przychody opodatkowane na zasadach ogólnych mogą złożyć do swojego płatnika wniosek o pomniejszanie miesięcznej zaliczki na podatek dochodowy o kwotę stanowiącą odpowiednią część kwoty zmniejszającej podatek.

Zgodnie z treścią art. 27 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych: „podatek dochodowy, z zastrzeżeniem art. 29-30f, pobiera się od podstawy jego obliczenia według następującej skali:

Odliczenia kwoty wolnej od podatku płatnik może dokonywać jak dotychczas w wymiarze jej 1/12 przy wyliczaniu miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, na podstawie złożonego przez podatnika oświadczenia (najczęściej na wzorze PIT-2) obniżając je o kwotę 300 zł miesięcznie. Od początku bieżącego 2023 roku ustawodawca dopuścił składanie takiego oświadczenia u więcej niż jednego płatnika. Z tą też okolicznością wiąże się treść formularza PIT-2 w części C, polu 6. Podatnik może zawnioskować o stosowanie kwoty zmniejszającej podatek w wysokości 1/24 (150 zł) lub 1/36 (100 zł) miesięcznie, jeżeli, odpowiednio, uzyskuje przychody u 2 lub 3 płatników. W każdym przypadku kwota zmniejszająca podatek nie może przekroczyć łącznie 300 zł miesięcznie. 

Jeżeli podatnik nie złoży takiego oświadczenia to płatnik nie będzie uwzględniał kwoty zmniejszającej podatek, a tym samym od dochodu w pełnej wysokości będzie naliczał, pobierał i odprowadzał zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych. Warto pamiętać, że nawet w takiej sytuacji podatnik nie utraci prawa do skorzystania z kwoty wolnej od podatku na poziomie 30 000 zł. Jednak uprawnienie to zostanie odroczone w czasie. Kwota wolna zostanie zastosowana dopiero w rocznym zeznaniu podatkowym, a podatnik uzyska stosowny zwrot podatku.

Wymienione oświadczenia i wnioski podatnik składa płatnikowi. Składa je na piśmie lub w dowolny sposób przyjęty przez płatnika, np. poprzez system płacowo-księgowy obowiązujący w danej firmie. […] Korzystanie ze wzorów opracowanych przez Ministerstwo Finansów nie jest obowiązkowe.  […] Oświadczenia i wnioski mogą być składane w dowolnym momencie roku podatkowego. Zgodnie z generalną zasadą płatnik ma obowiązek uwzględnić oświadczenie lub wniosek podatnika najpóźniej od miesiąca następującego po miesiącu, w którym je otrzymał (w zależności od okoliczności i własnych możliwości może je uwzględnić niezwłocznie po ich otrzymaniu). (Objaśnienia podatkowe Ministerstwa Finansów z 30 grudnia 2022 roku – Oświadczenia i wnioski mające wpływ na wysokość zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych obliczanych przez płatników tego podatku). Dopóki nie zmieniają się okoliczności faktyczne podatnik nie musi ponawiać uprzednio złożonego wniosku. Na tej samej zasadzie podatnicy, którzy złożyli w minionych latach PIT-2, a stan faktyczny nie uległ zmianie (np. osiągają przychody wyłącznie z jednego źródła i złożyli wniosek o stosowanie kwoty zmniejszającej podatek) to nie muszą składać nowego wniosku.

Od 1 stycznia 2023 roku z wnioskiem o stosowanie kwoty zmniejszającej podatek mogą wystąpić nie tylko ci, którzy uzyskują przychody ze stosunku pracy, ale także z umowy zlecenia i umowy o dzieło. Osoby, których jedynym tytułem przychodowym jest umowa cywilnoprawna mogą dzięki temu już w ciągu roku korzystać z obniżenia zaliczek na podatek dochodowy. Do tej pory nie było to możliwe. W wyniku zmiany i złożenia stosownego wniosku będą uzyskiwać w ciągu roku wyższe wynagrodzenie, i odprowadzać niższe zaliczki.

Na zakończenie warto dodać, że osoby uzyskujące przychody z tytułu umowy o pracę i umowy zlecenia, obu zawartych z tym samym podmiotem, które chcą, aby do każdego tytułu stosowano kwotę zmniejszającą podatek (po 1/24 do każdej z nich) muszą złożyć dwa odrębne wnioski. Natomiast jeżeli zawarły dwie umowy o pracę z tym samym pracodawcą to wystarczający jest jeden wniosek, bowiem przychody osiągane są z tego samego tytułu.