Urlop powinien zostać wykorzystany przez pracownika w roku kalendarzowym, za który jest należny. W tym celu pracodawca sporządza plan urlopów. Pozwala on na rozplanowanie nieobecności pracowników w pracy i prawidłowe funkcjonowanie zakładu przez cały rok.

Co do zasady, termin wykorzystania urlopu określa się w planie urlopów.  Tworząc go pracodawca powinien uwzględnić wnioski pracowników, zawierające proponowane przez nich terminy wykorzystania urlopu oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy w zakładzie pracy. Pracodawca nie jest związany wnioskami urlopowymi pracowników. Związanie pracodawcy wnioskiem urlopowym następuje jedynie w ustawowo określonych sytuacjach, np. w razie złożenia przez pracownicę wniosku o udzielenie urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim (art. 163 § 3 kodeksu pracy).

Plan urlopów nie powinien uwzględniać urlopu na żądanie (art. 163 § 1 in fine kodeksu pracy), ale powinien obejmować zarówno urlop bieżący, jak i zaległy.

Pracodawca nie ma obowiązku ustalania planu urlopów, jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, a także gdy działająca organizacja związkowa wyrazi zgodę na nieustalanie tego planu (art. 163 § 1¹ kodeksu pracy). W takim przypadku pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem. Tak samo jak przy tworzeniu planu urlopów, zawierając z pracownikiem porozumienie w przedmiocie terminu wykorzystania urlopu wypoczynkowego, pracodawca powinien uwzględnić wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy oraz pamiętać, że porozumienie nie może obejmować urlopu na żądanie.

Zazwyczaj plan urlopów tworzy się na okres roku kalendarzowego. Może on jednak obejmować okres krótszy (kwartał lub półrocze). Bez względu na długość okresu, na jaki plan urlopów jest sporządzony, powinien on, co do zasady, zostać ustalony z wyprzedzeniem, tj. przed rozpoczęciem okresu, na jaki został sporządzony. Wobec tego, jeżeli plan urlopów obejmuje okres roku kalendarzowego, powinien on zostać sporządzony przed 1 stycznia roku, na który ma zostać sporządzony. Związane to jest z istotą planowania, która polega na projektowaniu przyszłości.