Skopiuj link
Regulacja, która obowiązuje od 2019 roku znacząco skróciła czas archiwizowania dokumentów związanych z zatrudnianiem pracowników – z 50 do 10 lat. Warto pamiętać, że dotyczy ona jednak w pełnym zakresie pracowników zatrudnionych po dacie wejścia w życie nowych przepisów. W przypadku zatrudnionych wcześniej skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej jest możliwe po spełnieniu przesłanek określonych w ustawie. Bezwzględnie nie ma ono zastosowania w przypadku pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku.
W przypadku zakończenia stosunku pracy pracodawca ma obowiązek wydać świadectwo pracy. Wynika on z § 2 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 roku w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania. Pracodawca wydaje świadectwo pracy bezpośrednio pracownikowi albo osobie upoważnionej przez pracownika na piśmie – w dniu, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy. Jeżeli wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej nie jest możliwe, pracodawca, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia ustania stosunku pracy, przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub tej osobie za pośrednictwem poczty albo doręcza go w inny sposób.
Od początku 2019 roku, oprócz świadectwa pracy, pracodawca ma obowiązek wydać również informację dodatkową. Nowy obowiązek wynika wprost z art. 946. Kodeksu pracy. Zgodnie z jego treścią: „W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o:
1) okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 945 § 2;
2) możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 945 § 2;
3) zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie, o którym mowa w pkt 2.
Należy zwrócić uwagę, że obowiązek informacyjny pracodawca powinien realizować wraz ze świadectwem pracy, w terminie jego wydania. Oznacza to ponadto, że wszystkie niezbędne informacje powinny być przekazane pracownikowi w osobnym dokumencie, wydawanym łącznie ze świadectwem pracy. Nie ma podstaw prawnych, aby zawrzeć je w samym świadectwie. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie świadectwa pracy, zawiera regulacje dotyczące elementów, jakie należy w nim zawrzeć, i według nich nie wpisuje się tam informacji na temat okresów przechowywania dokumentacji.
Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej obowiązki informacyjne określone w art. 946 kodeksu pracy dotyczą pracowników, których stosunek pracy został nawiązany po 31 grudnia 2018 roku, czyli wobec których obowiązuje 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Natomiast wydanie informacji do świadectwa nie dotyczy stosunków pracy nawiązanych przed dniem 1 stycznia 2019 roku. Wynika to z art. 7 ustawy z 10 stycznia 2018 roku, o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.