Pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia dla każdego pracownika oddzielnie akt osobowych. Oprócz nich musi również gromadzić inne dokumenty dotyczące stosunku pracy, również oddzielnie dla każdego pracownika. Zakres tych dokumentów określa rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej.

W § 6 tego rozporządzenia określono rodzaje dokumentów, które wraz z aktami osobowymi stanowią części składowe dokumentacji pracowniczej. Na podstawie przywołanego przepisu pracodawca jest zobowiązany prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą:

• dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy;
• dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego;
• kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 § 3 kodeksu pracy);
• kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidulanej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Na podstawie art. 149 § 1 kodeksu pracy, pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji czasu pracy w celu prawidłowego ustalenia wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. W skład dokumentów dotyczących ewidencjonowania czasu pracy zaliczonych do dokumentacji pracowniczej, wchodzą następujące dokumenty:

a) ewidencja czasu pracy, zawierająca informacje o:

• liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
• liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
• liczbie godzin nadliczbowych,
• dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
• liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
• rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
• rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
• wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
• czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego,

b) wnioski pracownika dotyczące:

• udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych,
• ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat (art. 188 kodeksu pracy),
• ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 kodeksu pracy),
• stosowania systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 kodeksu pracy),
• stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 kodeksu pracy),
• stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy (art. 140 ze znaczkiem 1 § 1 kodeksu pracy),
• stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie
  z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 140 ze znaczkiem 1 § 2 kodeksu pracy),
• ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej (art. 148 ze znaczkiem 1 kodeksu pracy),
• ubiegania się i korzystania z urlopu opiekuńczego (art. 173 ze znaczkiem 1 kodeksu pracy),

c) dokumenty związane:

• ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 kodeksu pracy),
• z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy (art. 151 ze znaczkiem 3 kodeksu pracy),
• z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy,

d) zgoda:

• pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy (art. 148 pkt 3 kodeksu pracy) oraz pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 8 roku życia na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 178 § 2 kodeksu pracy),
• pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy (art. 178 § 1 kodeksu pracy).