Skopiuj link
Procedura wydania świadectwa pracy została szczegółowo uregulowana w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania. Zgodnie z przywołanym rozporządzeniem wydanie świadectwa pracy powinno nastąpić w dniu, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy. Wydanie świadectwa pracy powinno nastąpić bezpośrednio do rąk pracownika lub osoby upoważnionej przez pracownika do odebrania świadectwa pracy – w miejscu i czasie, w którym pozostaje on do dyspozycji pracodawcy (ostatniego dnia pracy) np. świadectwo pracy pracodawca dostarcza pracownikowi do stanowiska pracy lub zawiadamia go, iż świadectwo jest do odebrania w miejscu przez niego wskazanym. Niewłaściwe jest natomiast wydawania pracownikowi świadectwa pracy, gdy umowa o pracę jeszcze trwa (nawet jeśli ostatni dzień bądź dni zatrudnienia to dla pracownika dni wolne od pracy np. niedziela). W takim przypadku powinniśmy być przygotowania do wydania świadectwa pierwszego dnia roboczego po ustaniu stosunku pracy.
Jeżeli wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej jest niemożliwe, pracodawca nie później niż w ciągu 7 dni od dnia ustania stosunku pracy przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub tej osobie za pośrednictwem poczty albo doręcza je w inny sposób, np. za pośrednictwem kuriera. W przypadku gdy doręczenie świadectwa pracy nie jest możliwe – na przykład adres wskazany przez pracownika jest nieaktualny bądź pracownik nie odbiera skierowanej do niego przesyłki zawierającej świadectwo pracy – pracodawca składa świadectwo pracy wraz z kopią do akt osobowych pracownika. Pracodawca nie jest natomiast zobowiązany do podejmowania kolejnych prób doręczenia pracownikowi świadectwa pracy.
Niewydanie świadectwa pracy w terminie może stanowić dla pracownika podstawę do wystąpienia wobec pracodawcy z roszczeniem odszkodowawczym. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 10 listopada 1978 r. (I PRN 107/78) zgodnie z art. 99 § 2 Kodeksu pracy odszkodowanie z powodu niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy przysługuje pracownikowi tylko wówczas, gdy nie mógł on uzyskać z tego powodu nowej pracy mimo podejmowanych w tym kierunku starań. Sąd we wskazanym wyroku podkreślił, że ciężar udowodnienia szkody spoczywa na pracowniku. Odszkodowanie, o którym mowa nie ma więc charakteru ryczałtowego, lecz przysługuje za czas pozostawania bez pracy spowodowany nie wydaniem świadectwa pracy, ale jednak nie dłużej niż za 6 tygodni.
Zgodnie z art. 282 § 1 pkt 3 Kodeksu pracy kto wbrew obowiązkowi nie wydaje pracownikowi świadectwa pracy podlega karze grzywny. Dla bytu wykroczenia określonego w art. 282 § 1 pkt 3 Kodeksu pracy nieistotne jest doznanie przez pracownika jakiejkolwiek szkody w związku z nie wydaniem mu świadectwa pracy. Wykroczenie stanowi sam stan bezprawny polegający na nie wydaniu pracownikowi świadectwa pracy pomimo ziszczenia się terminu wydania pracownikowi świadectwa pracy. Wykroczeniem nie jest natomiast wydanie świadectwa pracy, którego treść nie odpowiada wymogom stawianym przez przepisy prawa np. świadectwa pracy zawierającego informacje niezgodne ze stanem faktycznym lub też opatrzonego w informacje, które nie powinny znajdować się w treści świadectwa pracy, jak na przykład negatywną opinię o przebiegu zatrudnienia pracownika. Takie działanie pracodawcy może wyrządzić pracownikowi szkodę, lecz jej naprawienie jest możliwe tylko poprzez wystąpienie przez pracownika z roszczeniem odszkodowawczym w oparciu o art. 99 § 1 i 2 Kodeksu pracy, natomiast wyegzekwowanie przez pracownika świadectwa pracy o treści zgodnej ze stanem faktycznym i prawnym może nastąpić tylko przy zachowaniu procedury określonej w art. 97 § 21 Kodeksu pracy, polegającej na wystąpieniu do pracodawcy z wnioskiem o sprostowanie świadectwa pracy, a w przypadku nieuwzględnienia wniosku pracownika przez pracodawcę wystąpienia do sądu pracy.