Jak zwolnić pracownika, który nie stawia się do pracy?

Szczegółowe zasady usprawiedliwiania nieobecności zostały uregulowane w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15.05.1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz. U. z 2014 r., poz. 1632). W związku z wystąpieniem nieobecności, przepisy rozporządzenia nakładają na pracownika dwa odrębne obowiązki:

1. poinformowanie o nieobecności,
2. usprawiedliwienie nieobecności.

Pracownik, któremu przyczyna nieobecności jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia (np. planowana operacja) jest zobowiązany do uprzedzenia pracodawcy o tej przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy (por. § 2 ust. 1 rozporządzenia). Natomiast w przypadkach nieprzewidywalnych, powodujących niemożność stawienia się do pracy (np. nagłe pogorszenie samopoczucia wymagające wizyty u lekarza), pracownik zobowiązany jest niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy (por. § 2 ust. 2 rozporządzeni).

Przyjęty u danego pracodawcy sposób zgłaszania nieobecności w pracy i jej usprawiedliwiania określa się w tzw. informacji dodatkowej (pracodawcy zatrudniający poniżej 20 pracowników – zob. art. 29 § 3 kodeksu pracy – dalej: KP) bądź w regulaminie pracy (pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 pracowników – zob. 104¹ § 1 pkt 9 KP). Jeżeli przepisy zakładowe nie określają sposobu zawiadomienia o przyczynie nieobecności w pracy, zawiadomienia tego pracownik powinien dokonać w sposób określony w rozporządzeniu, czyli: osobiście lub przez inną osobę telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności (fax, e-mail, SMS) albo drogą pocztową/kurierem. W tym ostatnim przypadku, za datę zawiadomienia uważa się datę stempla pocztowego (por. § 2 ust. 2 zd. 2 rozporządzenia).

Zaniedbanie obowiązku zawiadomienia może być potraktowane jako naruszenie stanowiące podstawę do zastosowania odpowiedzialności porządkowej  na zasadach art. 108 i nast. KP (upomnienie, nagana, kara pieniężna), wypowiedzenia umowy o pracę, aż do zwolnienia w trybie natychmiastowym włącznie (art. 52 KP) w sytuacji, gdy niewywiązanie się z omawianego obowiązku nastąpiło z winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa pracownika, (por. wyroki Sądu Najwyższego z dnia 15.03.1977 r., I PRN 21/77, LEX nr 14369 oraz z dnia 16.06.2004 r., I PK 639/03, LEX nr 610472).

Wymierzenie pracownikowi kary porządkowej nie wyklucza możliwości uznania tego samego nagannego zachowania się pracownika, stanowiącego przesłankę ukarania, za przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie umowy o pracę czy jej rozwiązanie bez wypowiedzenia (por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 25.10.1995 r., I PRN 77/95, OSNP 1996/11/153).

Zastrzec jednak należy, że przy podejmowaniu decyzji o zastosowaniu określonej sankcji względem pracownika pracodawca powinien uwzględnić okoliczności konkretnego przypadku. Niedotrzymanie wspomnianego terminu zawiadomienia może być bowiem usprawiedliwione szczególnymi okolicznościami uniemożliwiającymi terminowe dopełnienie tego obowiązku, zwłaszcza obłożną chorobą pracownika połączoną z brakiem lub nieobecnością domowników, którzy w jego imieniu mogliby dokonać zgłoszenia albo innym zdarzeniem losowym (zob. § 2 ust. 3 zd. 1 rozporządzenia).

Pracownik, który poinformował o przyczynie nieobecności powinien następnie ją usprawiedliwić. Przepis § 3 rozporządzenia wylicza 6 najpowszechniejszych dowodów usprawiedliwiających nieobecność w pracy (m.in. zwolnienie lekarskie). Zgodnie z ugruntowanym w orzecznictwie stanowiskiem, nieusprawiedliwienie nieobecności w pracy stanowi ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych pomimo uprzedniego zawiadomienia pracodawcy o nieobecności i jej przyczynie (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 14.12.2000 r., I PKN 150/00, OSNAPiUS 2002/15/357).

W zależności od okoliczności konkretnego przypadku, nawet jednorazowa nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy może być potraktowana jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych uzasadniające rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia przez pracodawcę na podstawie art. 52 § 1 pkt 1 KP (por. m.in. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 28.09.1981 r., I PRN 57/81, LEX nr 14593). 

Przy czym, podobnie jak w przypadku zawiadomienia o przyczynie nieobecności, pracodawca powinien mieć na uwadze szczególne okoliczności, które mogą mieć istotne znaczenie w kontekście oceny zasadności zastosowanych przez pracodawcę sankcji.

W jednym ze swych orzeczeń Sąd Najwyższy uznał, że niestawienie się do pracy po upływie okresu pobierania zasiłku chorobowego i niezawiadomienie pracodawcy o przyczynie nieobecności nie stanowi podstawy rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika, gdy pracodawca wiedział o jego niezdolności do pracy (wyrok z dnia 12.12.2001 r., I PKN 708/00, OSNP 2003/23/561).

Rozwiązanie umowy o pracę z powodu wydłużającego się w czasie braku formalnego usprawiedliwienia nieobecności może się okazać nieuzasadnione, jeżeli po stronie pracownika leżą szczególne okoliczności uniemożliwiające mu niezwłoczne dostarczenie dowodu usprawiedliwiającego nieobecność (por. m.in. wyroki Sądu Najwyższego z dnia 4.08.1999 r., I PKN 126/99, OSNAPiUS 2000/20/752; z dnia 22.09.1999 r., I PKN 270/99, OSNAPiUS 2001/2/40). Obowiązek wykazania istnienia tego typu przyczyny spoczywa na pracowniku (art. 6 kodeksu cywilnego w zw. z art. 300 KP).

Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że pracownik, o którym mowa w zapytaniu nie dopełnił żadnego ze spoczywających na nim obowiązków, tzn. nie poinformował o przyczynie nieobecności przypadającej po okresie korzystania z urlopu na żądanie, ani też nie przedłożył dotychczas dowodu usprawiedliwiającego tę nieobecność. Tym samym, istnieją uzasadnione podstawy do rozwiązania z nim umowy o pracę w trybie natychmiastowym (art. 52 § 1 pkt 1 KP).

Oświadczenie zawierające rozwiązanie umowy o pracę może zostać wysłane drogą pocztową. Dzień dotarcia przedmiotowej przesyłki do pracownika będzie dniem rozwiązania umowy o pracę w omawianym trybie (art. 61 § 1 zd. 1 KC w zw. z art. 300 KP).

Jeżeli pracownik uważa, że rozwiązanie z nim umowy w tym trybie było nieuzasadnione z uwagi na istnienie szczególnych okoliczności, będzie musiał ich dowieść przed sądem pracy, w trybie powództwa o przywrócenie do pracy bądź o odszkodowanie.

Sąd może nie uwzględnić jego żądania o przywrócenie do pracy nawet, gdy uzna, że rozwiązanie umowy o pracę było nieuzasadnione, jeżeli upłynął już termin, do którego umowa miała trwać, lub gdy przywrócenie do pracy byłoby niewskazane ze względu na krótki okres, jaki pozostał do upływu tego terminu. W takim przypadku na rzecz pracownika zostanie zasądzone odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za okres wypowiedzenia obowiązującej pracownika umowy o pracę.