Skopiuj link
Przeciętna liczba zatrudnionych
Pojęcie przeciętnej liczby zatrudnionych wyjaśnia § 1 rozporządzenia. Wynika z niego, iż podstawę naliczania odpisu stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba zatrudnionych u pracodawcy, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, obejmująca pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy).
Oznacza to, iż dopiero na koniec roku pracodawca ma możliwość obliczenia faktycznej przeciętnej liczby osób zatrudnionych. Na początku roku pracodawca określa planowaną przeciętną liczbę zatrudnionych. Jest to prognozowana, średnia liczba osób zatrudnionych w danym roku kalendarzowym. Przy jej ustalaniu pracodawca powinien uwzględnić plany i prognozy dotyczące redukcji lub zwiększenia zatrudnienia w ciągu roku, a także zmiany kadrowe, które zachodzą lub będą zachodziły w zakładzie pracy w trakcie roku. Planowanej przeciętnej liczby zatrudnionych nie można zatem utożsamiać ze stanem zatrudnienia w pierwszym dniu danego roku.
Nieco inaczej ustalana jest przeciętną liczbę zatrudnionych w rolniczych spółdzielniach produkcyjnych i innych spółdzielniach zajmujących się produkcja rolną. Zgodnie z treścią § 2 rozporządzenia podstawę naliczania odpisu w rzeczonych podmiotach stanowi liczba członków spółdzielni według stanu na dzień naliczenia ZFŚS, skorygowana zgodnie ze stanem w dniu 31 grudnia danego roku do faktycznej liczby członków zarejestrowanych w spółdzielni.
Kogo należy uwzględnić przy ustalaniu przeciętnej liczby zatrudnionych?
Ustalając przeciętną liczbę zatrudnionych w zakładzie pracy uwzględnia się pracowników w rozumieniu art. 2 k.p., tj. osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Uwzględnieniu podlegają zarówno pracownicy faktycznie świadczący pracę, jak również pracownicy przebywający na urlopach w tym urlopie bezpłatnym. Potwierdziło to MPiPS w odpowiedzi z dnia 19 maja 2015 r., w sprawie odpisu na ZFSS na pracowników przebywających na urlopach bezpłatnych. Ministerstwo uznało bowiem, iż „Należy podkreślić, że w przeciętnej liczbie zatrudnionych uwzględnia się pracowników, których definiuje art. 2 Kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem, pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Biorąc pod uwagę treść § 1 rozporządzenia, w ocenie Departamentu Prawa Pracy, brak jest podstaw prawnych do wyłączania z przeciętnego zatrudnienia pracowników przebywających na urlopach, w tym na urlopie bezpłatnym.”.
Nie ma znaczenia wymiar etatu, w jakim pracownik jest zatrudniony. Stosownie bowiem do § 1 in fine rozporządzenia, przeciętna liczba zatrudnionych obejmować powinna pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy, po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy.
Pracodawca ustalając przeciętną liczbę zatrudnionych w danym zakładzie pracy nie może uwzględnić osób uprawnionych do zasiłków lub świadczeń przedemerytalnych oraz osób wykonujących pracę na podstawie umów cywilnoprawych. Nie może uwzględnić także pracowników młodocianych, z którymi została zawarta umowa w celu przygotowania zawodowego. W stosunku do nich odpis nalicza się bowiem odrębnie w wysokości określonej w art. 5 ust. 2a ustawy o ZFŚS.
Zasady obliczania przeciętnej liczby zatrudnionych w roku kalendarzowym
W celu obliczenia przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym), pracodawca powinien dodać przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach, a następnie otrzymaną w ten sposób sumę podzielić przez 12 (§ 3 ust. 1 rozporządzenia). Zasada ta ma również zastosowanie, w przypadku gdy pracodawca działał w okresie krótszym niż jeden rok kalendarzowy albo naliczał odpis na Fundusz na niepełny rok (§ 3 ust. 1 rozporządzenia). Przy czym w takim przypadku suma przeciętnego zatrudnienia w poszczególnych miesiącach dzielona będzie przez liczbę miesięcy, w jakich pracodawca prowadzi działalność.
Przeciętna liczba zatrudnionych w danym miesiącu
Ustawodawca określając zasady obliczania przeciętnej liczby zatrudnionych w roku kalendarzowym posłużył się terminem „przeciętna liczba zatrudnionych w poszczególnych miesiącach”. Nie określił jednak zasad obliczania tej przeciętnej. W związku z tym w doktrynie postuluje się, aby przeciętną liczbę zatrudnionych w poszczególnych miesiącach ustalać za pomocą mechanizmów ukształtowanych przez nauki statystyczne tzn. metodą średniej arytmetycznej, metodą średniej chronologicznej lub metodą uproszczoną.
Ustalając przeciętną liczbę zatrudnionych w miesiącu za pomocą metody średniej arytmetycznej, należy dodać stan zatrudnienia w poszczególnych dniach w miesiącu, w tym także w niedziele, święta i dni wolne od pracy, przyjmując dla nich stan zatrudnienia z poprzedniego dnia, a uzyskaną sumę podzielić się przez liczbę dni w danym miesiącu.
Metoda średniej chronologicznej wymaga dodania połowy stanu zatrudnienia na początku miesiąca i w ostatnim dniu miesiąca oraz pełnego stanu zatrudnienia w 15 dniu miesiąca. Uzyskaną w ten sposób sumę dzieli się przez dwa.
Natomiast metoda uproszczona wymaga dodania stan zatrudnienia z pierwszego oraz ostatniego dnia miesiąca i podzielenia otrzymanej sumy przez dwa.
Metoda średniej arytmetycznej, mimo że jest najbardziej pracochłonna, wydaje się najwłaściwsza. Daje bowiem wynik najbliższy stanowi faktycznemu. Jednakże najczęściej stosowana jest metoda uproszczona.