Skopiuj link
Warto pamiętać, że nie ma przepisu, który nakładałby na pracodawcę obowiązek prowadzenia listy obecności. Mimo to pracodawcy często się na to decydują. Może ona bowiem służyć potwierdzaniu obecności w pracy, a czasem również ewidencjonowaniu godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.
Naturalne jest umieszczenie w liście obecności imion i nazwisk pracowników. Należy jednak pamiętać, że nie może ona być udostępniona do publicznego wglądu dla osób postronnych, a jedynie na potrzeby współpracowników i innych uprawnionych osób.
Jedną z podstawowych zasad RODO jest celowość i adekwatność przetwarzanych danych osobowych. Wobec tego nie jest zasadne umieszczenia w liście obecności dodatkowych informacji. Dlatego też lista obecności nie powinna być dokumentem, w którym uwidocznione są przyczyny nieobecności pracownika w pracy. Należy pamiętać, że lista obecności nie jest dokumentem, na podstawie którego pracodawca rozlicza czas pracy pracownika. Tego rodzaju funkcję spełnia bowiem ewidencja czasu pracy, która od początku 2019 roku powinna być prowadzona oddzielnie dla każdego pracownika, przede wszystkim ze względu na konieczność jej przechowywania wraz z inną dokumentacją pracowniczą. Co więcej, przyczyny nieobecności pracownika w pracy mogą mieć charakter danych wrażliwych. Dane o takim charakterze nie mogą być przekazywane do wiadomości osób postronnych, które nie zostały upoważnione do ich przetwarzania.
Magdalena Jeziorska
radca prawny