Powyższe wynika z art. 142 kodeksu pracy. „Przepis ten jest wyrazem swobody stron w ustaleniu treści stosunku pracy (art. 11), ograniczonej zasadą uprzywilejowania pracownika (art. 18). Dopuszczalność wprowadzenia indywidualnego rozkładu czasu pracy tylko na wniosek pracownika oznacza, że według jego oceny jest to dla niego korzystne i nie narusza zasady uprzywilejowania.” (K. Jaśkowski [w:] E. Maniewska, K. Jaśkowski, Kodeks pracy. Komentarz aktualizowany, LEX/el. 2023).

Podstawą decyzji pracodawcy o wprowadzeniu indywidualnego rozkładu czasu pracy jest wniosek zainteresowanego pracownika. Przepisy nakazują, aby wniosek pracownika o wprowadzenie indywidualnego rozkładu czasu pracy przybrał formę pisemną. Przepisy nie wymagają, aby wniosek wskazywał przyczynę uzasadniającą wprowadzenie indywidualnego rozkładu czasu pracy. Powinien on natomiast zawierać propozycję rozkładu czasu pracy, w którym pracownik chciałby pracować. „Indywidualny rozkład czasu pracy może polegać jedynie na zmianie godzin rozpoczynania i kończenia pracy, względnie także na wprowadzeniu przerwy w pracy w wymiarze nieprzekraczającym 60 minut. W przepisie art. 141 [kodeksu pracy] ustawodawca uznał bowiem, że bezpłatna przerwa w tym wymiarze nie narusza interesów pracownika. Dłuższa przerwa może natomiast być uznana za przerywany czas pracy (art. 139 [kodeksu pracy]), w którym czas przerwy jest odpłatny, chyba że została ona wprowadzona wyłącznie w interesie pracownika (zob. uw. 1 do art. 139).” (K. Jaśkowski [w:] E. Maniewska, K. Jaśkowski, Kodeks pracy. Komentarz aktualizowany, LEX/el. 2023).

Pracodawca nie jest związany wnioskiem pracownika. W doktrynie wskazuje się, iż wniosek powinien być traktowany jako niewiążące pracodawcy zaproszenie od podjęcia rokowań. Taki sposób potraktowania wniosku daje stronom stosunku pracy możliwość ustalenia indywidualnego rozkładu czasy pracy w drodze porozumienia, uwzględniającego interesy oraz potrzeby zarówno pracownika, jak i pracodawcy.

Swoboda pracodawcy w uwzględnieniu wniosku o stosowanie indywidualnego rozkładu czasu pracy doznaje wyjątku w odniesieniu do pracownika będącego w trudnej sytuacji rodzicielskiej, o której mowa w art. 142¹ kodeksu pracy. Zgodnie z jego treścią:

§ 1. Pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek:

1. pracownika – małżonka albo pracownika – rodzica dziecka w fazie prenatalnej, w przypadku ciąży powikłanej,
2. pracownika – rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 4 listopada 2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin "Za życiem" (Dz. U. z 2020 r. poz. 1329 oraz z 2022 r. poz. 2140),
3. pracownika – rodzica:

a. dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz
b. dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w przepisach ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe (Dz. U. z 2023 r. poz. 900)
 – o wykonywanie pracy w systemie czasu pracy, o którym mowa w art. 139, lub rozkładzie czasu pracy, o którym mowa w art. 140¹ albo w art. 142, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.

§ 2. Pracodawca może odmówić uwzględnienia wniosku, o którym mowa w § 1, jeżeli jego uwzględnienie nie jest możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej.

§ 3. Przepisy § 1 i 2 stosuje się do pracowników, o których mowa w § 1 pkt 2 i 3, również po ukończeniu przez dziecko 18 roku życia.