Art. 125 § 1 zd. 2 kodeksu pracy wskazuje jednoznacznie, że umowa o wspólnej odpowiedzialności majątkowej powinna być zawierana na piśmie pod rygorem nieważności. Taki rygor został dodany do przywołanego artykułu od 1 stycznia 2017 roku. Wcześniej skutki niezachowania wskazanej formy prawnej nie były przewidziane w przepisach. Mimo to doktryna wskazywała konieczność zawierania takiej umowy na piśmie pod rygorem nieważności. Powyższe oznacza, że w przypadku, gdy umowa o wspólnej odpowiedzialności za mienie powierzone nie zostanie zawarta na piśmie to jest ona nieważna, a pracownicy ponoszą odpowiedzialność materialną na zasadach ogólnych przewidzianych w kodeksie pracy.

„Umowa o wspólnej odpowiedzialności za mienie powierzone stanowi integralną część umowy o pracę jako jej klauzula szczególna. […] Ze względów praktycznych, umowę o wspólnej odpowiedzialności za mienie powierzone zawiera się w formie odrębnego dokumentu, w którym w szczególności są wymienieni członkowie zespołu zawierający tę umowę oraz udział każdego z nich, w zakresie odpowiedzialności za ewentualnie powstały niedobór w przyszłości, gdy nie można ustalić jego winnych. […] Umowa o odpowiedzialności wspólnej staje się skuteczna dopiero z chwilą powierzenia mienia. W przypadku gdy określeni pracownicy zespołu nie wzięli udziału w powierzeniu mienia, umowa o odpowiedzialności wspólnej staje się wobec nich bezskuteczna i odpowiadają oni na zasadach ogólnych, pozostali – na zasadzie wspólnej.” (Kodeks pracy. Komentarz, red. prof. dr hab. Wojciech Muszalski, dr hab. Krzysztof Walczak).