Skopiuj link
Dokument
Nowy art. 773 k.c. wprowadza do prawa cywilnego definicję dokumentu. Zgodnie z jego treścią dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.
Ustawodawca zrywa z tradycyjnym rozumieniem pojęcia „dokument” jako informacji utrwalonej wyłącznie w postaci pisma. Z przywołanego przepisu wynika, iż podstawowymi cechami dokumentu będzie zawarta w nim informacja oraz sposób utrwalenia informacji, który umożliwia jej odtworzenie. Dla bytu dokumentu nie będzie miało znaczenia to, czy zawiera on podpis. W związku z tym za dokument uznawane będą obrazy, dźwięki, wiadomości e-mail, SMS czy też pliki komputerowe, ale pod warunkiem, iż obejmować one będą informacje, które będzie można odtworzyć.
Jak widać definicja dokumentu jest bardzo szeroka i odpowiada potrzebom praktyki. Co raz częściej, zarówno w relacjach biznesowych, jak i w stosunkach między konsumentami, negocjacje oraz istotne ustalenia odnoście łączących strony stosunków prawnych dokonywane są poprzez wymianę wiadomości e-mail, SMS, telefonicznie itd. Dotychczas na przykład wydruki korespondencji e-mail czy nagrania rozmów telefonicznych mogły być wykorzystywane jedynie jako środki uprawdopodabniające fakt złożenia oświadczenia woli określonej treści i klasyfikowane były inne środki dowodowe. W nowym stanie prawnym stanowić one będą dowód z dokumentu na okoliczność złożenia oświadczenie woli określonej treści.
Forma dokumentowa
Wprowadzenie definicji dokumentu było związane z ustanowieniem nowej formy czynności prawnych, tj. formy dokumentowej. Zgodnie z nowym art.772 k.c. do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie.
Zachowanie formy dokumentowej nastąpi, jeżeli oświadczenie woli zostanie złożone w formie dokumentu w zrozumieniu art. 773 k.c. i będzie możliwym ustalenie osoby składającej to oświadczenie (czy to w sposób bezpośredni, czy pośrednio – na podstawie analizy oświadczenia woli i nośnika, na którym zostało ono zamieszczone). Przepisy nie wymagają złożenia pod oświadczeniem woli podpisu. Zatem jest to forma o niższym stopniu sformalizowania niż forma pisemna.
Skutki zachowania i niezachowania formy dokumentowej
Jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej formę dokumentową, czynność prawna dokonana bez zachowania zastrzeżonej formy jest nieważna tylko wtedy, gdy ustawa przewiduje rygor nieważności (art. 73 § 1 k.c. w nowym brzmieniu). Natomiast zastrzeżenie formy dokumentowej bez rygoru nieważności ma ten skutek, że w razie niezachowania zastrzeżonej formy nie jest w sporze dopuszczalny dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności. Zasada ta nie ma zastosowania, gdy zachowanie formy dokumentowej zostało zastrzeżone jedynie dla wywołania określonych skutków czynności prawnej (art. 74 § 1 k.c. w nowym brzmieniu).
W stosunkach umownych przyjęto zasadę, iż jeżeli strony zastrzegły w umowie, że określona czynność prawna między nimi ma być dokonana formie dokumentowej, czynność ta dochodzi do skutku tylko przy zachowaniu zastrzeżonej formy. W przypadku, gdy strony nie określą skutków niezachowania tej formy, przyjmuje się, że była ona zastrzeżona wyłącznie dla celów dowodowych (art. 76 k.c. w nowym brzmieniu).
Jeżeli umowa została zawarta w formie dokumentowej jej rozwiązanie za zgodą obu stron, odstąpienie od niej lub wypowiedzenie wymaga zachowania formy dokumentowej, chyba że ustawa lub umowa zastrzega inną formę (art. 77 § 2 k.c. w nowym brzmieniu).
W przypadku zawarcia pomiędzy przedsiębiorcami umowy bez zachowania formy dokumentowej, w sytuacji gdy jedna strona niezwłocznie potwierdzi tę umowę w dokumencie skierowanym do drugiej strony, a dokument ten zawiera zmiany lub uzupełnienia umowy, które jednak nie zmieniają istotnie jej treści, strony wiąże umowa o treści określonej w dokumencie potwierdzającym, chyba że druga strona niezwłocznie się temu sprzeciwiła w dokumencie (art. 771 § 2 k.c. w nowym brzmieniu).
Forma dokumentowa w Kodeksie pracy
Wprowadzenie do Kodeksu cywilnego formy dokumentowej będzie miało, poprzez odpowiednie stosowanie przepisów Kodeksu Cywilnego w sprawach nieuregulowanych w Kodeksie pracy (art. 300 k.p.), wpływ na czynności prawne dokonywane przez strony stosunku pracy.
Kodeks pracy nie zastrzega na przykład żadnej formy szczególnej dla oświadczeń woli stron w przedmiocie rozwiązania stosunku pracy za porozumieniem stron. Powszechnie przyjmuje się, iż ze względów dowodowych oświadczenia powinny być składane na piśmie. Jednakże w praktyce bardzo często strony – zarówno pracownicy, jak i pracodawcy – składają swoje oświadczenia w formie e-maili bądź wiadomości SMS. Strona, która otrzymuje oświadczenie w takiej formie, zazwyczaj kwestionuje jego skuteczność.
Wprowadzenie do Kodeksu Cywilnego formy dokumentowej czynności prawnych pozwala oświadczenia woli złożone w formie e-maila bądź wiadomości SMS uznać za złożone w dopuszczalnej przez prawo formie. Równocześnie strony zyskują dowód złożenia przez jedną z nich oświadczenia woli określonej treści.
Forma dokumentowa będzie miała również duże znaczenie w relacjach pracodawca – pracownik w czasie trwania stosunku pracy. Na przykład wydanie przez pracodawcę polecenia w formie SMS lub e-maila będzie można uznać za złożone w dopuszczalnej przez prawo formie. W takim wypadku pracownik nie będzie mógł się uchylić od wykonania polecenia powołując się na jego nieoficjalny charakter. Równocześnie obie strony zyskają dowód potwierdzający złożenie oświadczenia określonej treści.
Należy podkreślić, iż wszelkie oświadczenia woli zarówno pracodawcy jak i pracownika złożone przy wykorzystaniu formy dokumentowej będą traktowane jako dokumenty prywatne w rozumieniu art. 245 k.p.c. Przepis ten stanowi, iż dokument prywatny stanowi dowód tego, że osoba, która go podpisała, złożyła oświadczenie zawarte w dokumencie. Zatem w sporach sądowych oświadczenia złożone za pomocą e-maila bądź wiadomości SMS będą oceniane zgodnie z dyspozycją art. 245 k.p.c., tj. jako dowód, że strona złożyła oświadczenie woli określonej treści, a nie jako dowód uprawdopodabniający złożenie oświadczenia. Szczególne znaczenie ma to w sprawach o mobbing bądź dyskryminację.
Można mnożyć sytuacje, w których forma dokumentowa znajdzie zastosowanie w stosunkach pracownik – pracodawca. Na pewno uprości ona i odformalizuje wiele czynności oraz przyczyni się do ograniczenia liczby sporów. Równocześnie nadmierne odformalizowanie może grozić nadużyciami, zarówno ze strony pracodawcy jak i pracownika.