Pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie pracy poza dotychczasowym miejscem pracy. Na ogół w takich okolicznościach pracownik jest zmuszony się przeprowadzić. W celu zmniejszenia dolegliwości dotykających pracownika w takich okolicznościach wielu pracodawców decyduje się na pokrycie kosztów związanych z ich zakwaterowaniem.

Wartość świadczeń ponoszonych przez pracodawcę na zapewnienie zakwaterowania pracownikowi świadczącemu pracę poza miejscowością, w której znajduje się jego miejsce zamieszkania, stanowi przychód pracownika. Korzystają one ze zwolnienia od opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z treścią przywołanego przepisu wolna od podatku dochodowego jest wartość świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracowników do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 500 zł.

Ustawodawca nie uzależnił możliwości skorzystania ze zwolnienia od charakteru miejsca, w którym zapewniono pracownikowi zakwaterowanie, jak i formy, w jakiej pracownik otrzymuje świadczenie. Zwolnione z podatku jest zatem świadczenie polegające na zapewnieniu pracownikowi zakwaterowania bez względu na to, czy polega ono na wynajęciu przez pracodawcę dla pracownika pokoju w hotelu lub zwrocie poniesionych przez pracownika wydatków tytułem wynajęcia odpowiedniego lokalu.

Trzeba pamiętać, że omawiane zwolnienie ma zastosowanie wyłącznie do pracowników, których miejsce zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i którzy równocześnie nie korzystają z podwyższonych kosztów uzyskania przychodów określonych w art. 22 ust. 2 pkt 3 i 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 21 ust. 14 wspominanej ustawy).

„Ponoszenie przez pracodawcę wydatków w celu zapewnienia noclegów pracownikowi, przyjmując wskazane przez Trybunał Konstytucyjny kryterium oceny, jest świadczeniem poniesionym w interesie pracodawcy, bo to jemu przynosi konkretną i wymierną korzyść w postaci prawidłowo i efektywnie wykonanej przez pracownika pracy. Wyjaśnienia wymaga kwestia, iż zgodnie z art. 22 k.p. [kodeksu pracy] – pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem. Przepisy prawa pracy nie nakładają na pracownika obowiązku ponoszenia za pracodawcę wydatków związanych ze świadczeniem pracy. Wszystkie koszty związane ze świadczeniem pracy przez pracownika są pokrywane przez pracodawcę. Do takich kosztów z całą pewnością należą wydatki związane z zapewnieniem noclegu w miejscu wykonywania pracy zgodnie z zapisami umowy o pracę – oddalonym od siedziby pracodawcy, a jednocześnie znajdującym się poza miejscem zamieszkania pracownika” (wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu z dnia 20 listopada 2014 roku, sygn. I SA/Po 548/14).

Zwolnienie z art. 21 ust. 1 pkt 19 nie ma charakteru nieograniczonego. Z przepisu wynika bowiem, iż wolna od podatku jest wartość świadczeń poniesionych przez pracodawcę do wysokości nieprzekraczającej kwoty 500 zł w miesiącu. Wartość świadczenia pracodawcy winna zostać ustalona w oparciu o zasady określone w art. 11 ust. 2a pkt 2 i 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Z tego przepisu wynika, iż wartość pieniężną innych nieodpłatnych świadczeń ustala się, jeżeli przedmiotem świadczeń są usługi zakupione – według cen zakupu, a jeżeli przedmiotem świadczeń jest udostępnienie lokalu lub budynku – według równowartości czynszu, jaki przysługiwałby w razie zawarcia umowy najmu tego lokalu lub budynku.

Przedmiotowe zwolnienie nie ma zastosowania do wydatków poniesionych przez pracodawcę w celu zapewnienia noclegu pracownikom będącym w podróży służbowej.