Dojazdy do pracy do innej miejscowości nie są już przeszkodą w jej podjęciu. Wielu pracowników chcąc wykonywać daną pracę lub świadczyć ją na rzecz konkretnego pracodawcy decyduje się na codzienne podróże. Ich koszty na przestrzeni miesiąca mogą nie być małe. Zdarza się, że pracodawcy decydują się na pokrycie takich wydatków albo sami organizują transport dla swoich pracowników. Nie jest to jednak ich obowiązek.

Formą rekompensaty kosztów ponoszonych przez pracownika dojeżdżającego do pracy w innej miejscowości są koszty uzyskania przychodu. Ustala się je w oparciu o treść art. 22 ust. 2 pkt 3 i 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Z przepisu tego wynika, iż koszty uzyskania przychodów ze stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej dla podatnika, którego stałe lub czasowe miejsce zamieszkania położone jest poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, wynoszą 300,00 zł miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 3 600,00 zł. Jeżeli podatnik uzyskuje przychody równocześnie z więcej niż jednego z w/w tytułów, koszty uzyskania przychodu przez rzeczonego podatnika nie mogą przekroczyć łącznie kwoty 5 400,00 zł za rok podatkowy.

Wartość ryczałtu jest uzależniona jedynie od liczby stosunków służbowych, stosunków pracy, pracy spółdzielczej oraz pracy nakładczej, w których pozostaje podatnik oraz faktu zamieszkiwania przez pracownika w lub poza miejscowością, w której znajduje się jego miejsce pracy. Nie mają znaczenia środki komunikacji, z jakich korzysta pracownik dojeżdżając do pracy. Ryczałt ma zatem zastosowanie zarówno gdy pracownik dojeżdża do pracy samochodem prywatnym, jak i komunikacją publiczną.

Dodatkowo art. 22 ust. 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych daje możliwość zastosowania w rocznym zeznaniu podatkowym kosztów uzyskania przychodu, których wartość odpowiada kosztom faktycznie poniesionym. Zgodnie z jego treścią, jeżeli roczne koszty uzyskania przychodów, o których mowa w ust. 2, są niższe od wydatków na dojazd do zakładu lub zakładów pracy środkami transportu autobusowego, kolejowego, promowego lub komunikacji miejskiej, w rocznym rozliczeniu podatku koszty te mogą być przyjęte przez pracownika w wysokości wydatków faktycznie poniesionych, udokumentowanych wyłącznie imiennymi biletami okresowymi.

Dla zastosowania powyższego rozwiązania konieczne jest łączne spełnienie następujących przesłanek:

1. faktyczne koszty uzyskania przychodu są wyższe od ustawowych, zryczałtowanych, rocznych kosztów uzyskania przychodów;

2. możliwość zastosowania faktycznych kosztów uzyskania przychodów dotyczy wyłącznie podatnika dojeżdżającego do zakładu pracy środkiem transportu autobusowego, kolejowego, promowego lub komunikacji miejskiej;

3. poniesione przez podatnika koszty dojazdów winny zostać w odpowiedni sposób udokumentowane, tzn. za pomocą imiennego biletu okresowego.

Jeśli pracownik decyduje się na dojazdy do pracy do innej miejscowości prywatnym samochodem, to nie spełnia wskazanych powyżej przesłanek. Wobec tego nie ma możliwości obniżenia uzyskanych przychodów o koszty poniesione w rzeczywistej wysokości. Może uwzględnić jedynie zryczałtowane koszty uzyskania przychodu.