Dokumentacja pracownicza powinna być prowadzona dla każdego pracownika oddzielnie. W jej skład, oprócz akt osobowych, wchodzą również dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy. Najważniejszym z nich jest ewidencja czasu pracy. Jest ona prowadzona, aby prawidłowo ustalić wynagrodzenie i inne świadczenia związane ze stosunkiem pracy.

Ewidencja czasu pracy jest obowiązkowa, inaczej niż lista obecności. Zgodnie z § 6 pkt 1 lit. a rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej ewidencja powinna zawierać informacje o:

• liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
• liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
• liczbie godzin nadliczbowych,
• dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
• liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
• rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
• rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
• wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
• czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Nieprowadzenie ewidencji czasu pracy stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Jest ono zagrożone karą grzywny w wysokości od 1 000 do 30 000 zł.