Dostarczenie wymaganego dokumentu z opóźnieniem a prawo do zaległego urlopu wypoczynkowego

Pracodawca ma prawo żądać od kandydata na pracownika, a zatem już na etapie rekrutacji, podania danych osobowych obejmujących przebieg dotychczasowego zatrudnienia (zob. art. 22¹ § 1 pkt 6 kodeksu pracy). Dane te są przekazywane w formie oświadczenia, lecz pracodawca ma prawo żądać ich udokumentowania, co w praktyce jest regułą.

W kontekście zagadnienia przedstawionego w zapytaniu szczególne znaczenie posiadają zwłaszcza dane, na których podstawie ustalany jest zakres uprawnień pracowniczych uzależnionych od stażu pracy, takich jak dodatek stażowy, nagroda jubileuszowa, czy urlop wypoczynkowy. Zgodnie z ogólną regułą dowodową, ciężar udowodnienia faktu spoczywa na osobie, która z faktu tego wywodzi skutki prawne (art. 6 kodeksu cywilnego w zw. z art. 300 kodeksu pracy). W interesie kandydata na pracownika leży zatem dostarczenie wszelkich dostępnych dokumentów potwierdzających aktualny staż pracy, gdyż dzięki temu –  już jako pracownik – będzie mógł korzystać w pełni ze wszystkich wspomnianych uprawnień.

Nierzadko zdarza się tak, że na etapie rekrutacji, z różnych względów, kandydat nie jest w stanie dostarczyć wszystkich potrzebnych dokumentów potwierdzających staż pracy. W takim przypadku, pracodawca może odmówić honorowania podanych w oświadczeniu okresów zatrudnienia, aż do czasu ich należytego udokumentowania. Jeżeli jednak już w trakcie trwającego zatrudnienia pracownik ostatecznie doniesie wymagane dokumenty lub w jakikolwiek inny sposób udowodni rzeczywisty okres zatrudnienia, wówczas pracodawca powinien uwzględnić ten fakt w sferze uprawnień pracowniczych.

Prawo do urlopu wypoczynkowego w wyższym wymiarze powstaje z chwilą spełnienia przesłanki warunkującej jego nabycie, jaką jest osiągnięcie wymaganego stażu pracy, a nie z chwilą dostarczenia dokumentów potwierdzających jej spełnienie. Tego typu dokumenty są jedynie dowodem nabycia prawa do urlopu w określonym wymiarze, nie zaś dokumentem kształtującym prawo do tego uprawnienia. Złożenie przedmiotowego dowodu w późniejszym okresie wywołuje jedynie ten skutek, że pracownik może skutecznie domagać się udzielenia urlopów, do których prawo nie uległo jeszcze przedawnieniu (por. uchwałę SN z 27.02.1985r, III PZP 6/85, OSNCP 1985/10/155). A zatem, późniejsze udokumentowanie okresów zatrudnienia gwarantujących prawo do urlopu w wyższym wymiarze uzasadnia roszczenie o udzielenie dni urlopu wypoczynkowego stanowiących różnicę pomiędzy wymiarem udzielonego już urlopu a wymiarem urlopu należnego.

Nie inaczej powinno być w przypadku przedstawionym w zapytaniu. Dostarczenie dokumentów świadczących o tym, że pracownik już w latach ubiegłych był uprawniony do urlopu wypoczynkowego w wyższym wymiarze powinno skutkować nadrobieniem tej „zaległości” poprzez udzielenie „brakującej” części urlopu wypoczynkowego za okres nieprzedawniony.

Roszczenie o udzielenie urlopu wypoczynkowego przedawnia się z upływem 3 lat od dnia, w którym stało się ono wymagalne (art. 291 § 1 kodeks pracy). Bieg przedawnienia roszczenia o udzielenie urlopu wypoczynkowego w wyższym wymiarze za wspomniane w zapytaniu lata rozpoczyna się z końcem każdego roku kalendarzowego, za który urlop ten przysługiwał (por. wyrok SN z 11.04.2001 r., I PKN 367/00, OSNP 2003/2/38). Oznacza to, że pracownik może skutecznie żądać udzielenia „brakujących” 6 dni urlopu wypoczynkowego przysługującego mu za rok 2013 do końca 2016 roku, za rok 2014 do końca 2017 roku, a za rok 2015 do końca 2018 roku.