Zwykle umowę o pracę zawiera się w formie pisemnej. W dokumencie należy przewidzieć wszystkie wymagane prawem elementy, a następnie swoje podpisy składają strony stosunku pracy. Warto podkreślić, że ustawodawca nie zastrzegł formy pisemnej pod rygorem nieważności.

Oznacza to, że umowa o pracę zawarta w innej formie niż pisemna nadal pozostaje ważna i wiążąca. Niezachowanie formy pisemnej powoduje jedynie, „że w postępowaniu sądowym stosuje się ograniczenia dopuszczalności dowodów z zeznań świadków i przesłuchania stron, przewidziane w art. 74 § 1 i 2 k.c. [kodeksu cywilnego] oraz art. 246 i 247 k.p.c. [kodeksu postępowania cywilnego]. Jednakże w sprawach z zakresu prawa pracy w rozumieniu art. 476 § 1 k.p.c., przepis art. 473 § 1 k.p.c. znosi stosowanie przepisów ograniczających dopuszczalność tych dwóch dowodów, niemniej na mocy art. 477⁷ k.p.c. nie ma on zastosowania wtedy, gdy pracownik jest stroną pozwaną. Wynika stąd, że przewidziane w prawie cywilnym ograniczenia dopuszczalności dowodów z zeznań świadków i przesłuchania stron spowodowane naruszeniem wymogu formy pisemnej dotyczą tylko spraw, w których powodem jest pracodawca (por. wyrok SN z 26.06.1998 r., I PKN 94/98, OSNAPiUS 1999/14, poz. 451)” (K. Jaśkowski [w:] E. Maniewska, K. Jaśkowski, Kodeks pracy. Komentarz aktualizowany, LEX/el. 2023).

Zawarcie umowy w sposób dorozumiany zostało dopuszczone wprost przez ustawodawcę na mocy art. 29 § 2 zd. 2 kodeksu pracy. Zgodnie z treścią tego przepisu, jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków. W takich okolicznościach nawiązanie umowy o pracę następuje przez przystąpienie pracownika do pracy za zgodą pracodawcy.

„Jak wynika z wyroku SN [Sądu Najwyższego] z 11.04.2000 r., I PKN 575/99, OSNAPiUS 2001/18, poz. 553, brak oświadczeń pracodawcy co do dalszego trwania umowy o pracę zawartej na czas określony po jej rozwiązaniu nie może być rozumiany jako wola kontynuowania zatrudnienia. Warunkiem koniecznym uznania, że po rozwiązaniu się umowy terminowej doszło do nawiązania nowego stosunku pracy, jest ustalenie, że pracodawca miał zamiar zatrudnić byłego pracownika na określonym stanowisku. Wykonywanie przez byłego pracownika w ciągu kilku dni czynności pracowniczych bez wiedzy pracodawcy nie świadczy o zgodnym zamiarze nawiązania umowy o pracę” (K. Jaśkowski [w:] E. Maniewska, K. Jaśkowski, Kodeks pracy. Komentarz aktualizowany, LEX/el. 2023).

Naruszenie przez pracodawcę obowiązku potwierdzenia na piśmie zawartej z pracownikiem umowy o pracę przed dopuszczeniem go do pracy stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika i jest zagrożone karą grzywny od 1 000 do 30 000 zł (art. 281 pkt 2 kodeksu pracy).