Pracodawca nie może dokonywać potrąceń z wynagrodzenia pracownika w sposób dowolny. Jest on ograniczony przepisami prawa pracy, które określają dopuszczalność i granice potrąceń. Przepisy kodeksu pracy wyróżniają dwa typu potrąceń z wynagrodzenia pracownika: dokonywane za zgodą pracownika i takie, które jej nie wymagają.

Bez zgody pracownika pracodawca może dokonywać potrąceń z wynagrodzenia wyłącznie na podstawie art. 87 § 1 kodeksu pracy, czyli jedynie w celu zaspokojenia ściśle określonych wierzytelności. Należą do nich:

1. sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych;

2. sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne;

3. zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi;

4. kary pieniężne przewidziane w art. 108 kodeksu pracy.

Ponadto pracodawca jest uprawniony do odliczenia z wynagrodzenia należnego pracownikowi, bez zgody pracownika, kwot wypłaconych w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia (art. 87 § 7 kodeksu pracy).

Zgodnie z art. 91 § 1 kodeksu pracy, należności inne niż wymienione w art. 87 § 1 i 7 kodeksu pracy mogą być potrącane z wynagrodzenia pracownika tylko za jego zgodą wyrażoną na piśmie. Taka zgoda powinna spełniać następujące warunki:

• powinna być wyrażona na piśmie,
• powinna dotyczyć konkretnej, istniejącej wierzytelności,
• nie może mieć charakteru blankietowego (np. obejmować przyszłych, nieokreślonych należności).

Zgoda ta stanowi jednostronne oświadczenie woli i podlega ocenie według przepisów kodeksu cywilnego. Pracownik może wyrazić zgodę na potrącenie z jego wynagrodzenia zarówno należności przysługujących pracodawcy, jak i osobom trzecim (np. rat pożyczki).

Choć niektórzy twierdzą, że forma pisemna ma jedynie charakter dowodowy, to Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 1 października 1998 r., sygn. I PKN 366/98 uznał, że „ustne lub dorozumiane wyrażenie zgody na dokonywanie potrąceń z jego wynagrodzenia za pracę innych należności niż wymienione w art. 87 § 1 i 7 KP [kodeksu pracy] jest nieważne na podstawie art. 58 § 1 KC [kodeksu cywilnego] w związku z art. 91 KP [kodeksu pracy] i art. 300 KP [kodeksu pracy]. Sankcja bezwzględnej nieważności działa z mocą wsteczną (ex tunc)”.

Przepisy nie przewidują wprost możliwości cofnięcia przez pracownika zgody na potrącenie. Przyjmuje się jednak, że pracownik może cofnąć zgodę na potrącenie z jego wynagrodzenia należności przysługujących pracodawcy, jeżeli pracodawca wyrazi na to zgodę. Natomiast zgoda pracownika na potrącenie przez pracodawcę należności innych osób może zostać cofnięta w każdej chwili, bez konieczności spełnienia dodatkowych warunków. Rzeczona zgoda nie jest oświadczeniem woli kształtującym stosunki prawne pracownika i pracodawcy.

Pracownik może uchylić się od skutków zgody, powołując się na wady oświadczenia woli, zgodnie z art. 82-87 kodeksu cywilnego w związku z art. 300 kodeksu pracy.