Skopiuj link
Przepisy prawne dotyczące dokumentów ewidencjonujących czas pracy
Nakaz prowadzenia przez pracodawcę ewidencji czasu pracy został wprost wskazany w art. 149 kodeksu pracy. Zawartość karty ewidencyjnej czasu pracy natomiast wynika z § 8.1 rozporządzenia MPiPS z dnia 28.05.1996r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (…). Kolejnym przepisem związanym z „czasową” dokumentacją jest art. 129 § 3 kodeksu pracy, w świetle którego pracodawca ma obowiązek sporządzania – w formie pisemnej lub elektronicznej – rozkładów czasu pracy. W art. 29 § 3 oraz art. 1041 § 1 pkt 9 kodeksu pracy odnajdziemy natomiast regulacje związane z potwierdzaniem przybycia i obecności w pracy.
Rodzaje dokumentów związanych z ewidencjonowaniem czasu pracy
Dokumentację związaną z ewidencjonowaniem czasu pracy można podzielić na trzy podstawowe obszary: planowanie pracy, wykonanie pracy, potwierdzanie obecności.
W pierwszej grupie znajdziemy (co do zasady) obowiązkowe indywidualne rozkłady czasu pracy. W praktyce są to harmonogramy pracy, grafiki lub też po prostu plany pracy.
Drugi rodzaj dokumentów to nic innego jak ewidencja czasu pracy uregulowana w art. 149 kodeksu pracy oraz § 8.1 rozporządzenia w sprawie akt osobowych.
Ostatnia kategoria natomiast nie została precyzyjnie określona w prawie powszechnym. To potwierdzanie przybycia i obecności w pracy.
Potwierdzanie przybycia i obecności w pracy według kodeksu pracy
Konieczność zarejestrowania przybycia i obecności pracownika w pracy wynika wprost z dwóch przepisów kodeksu pracy. W art. 1041 § 1 kodeksu pracy ustawodawca ustanowił, iż regulamin pracy powinien ustalać w szczególności przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Jeżeli natomiast pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy, w świetle art. 29 § 3 kodeksu pracy, musi dodatkowo poinformować pracownika o przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
Potwierdzanie przybycia i obecności w pracy… praktycznie
Żaden z przywołanych przepisów nie określa jednak rodzaju dokumentu oraz sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy. Procedura ma wynikać z prawa wewnątrzzakładowego, z którym każdy pracownik ma być zapoznany. Wśród spotykanych „rejestratorów” należy wymienić następujące: listy obecności, karty zegarowe, czy też osobiste zgłoszenie pracownika w dziale kadr lub u przełożonego.
Dane biometryczne według GIODO
Kwestią dopuszczalności rejestracji godzin pracy za pomocą danych biometrycznych zajął się GIODO swoim stanowisku z 12 lutego 2010 roku. Na pytanie „Czy pracodawca ma prawo za pomocą specjalnego urządzenia skanować linie papilarne pracowników w celu rejestracji godzin ich przyjścia i wyjścia z zakładu pracy?” odpowiedział: „Nie ma do tego prawa, nawet za zgodą każdego pracownika.”
Z uzasadnienia GIODO…
GIODO odsyła do podstaw prawnych zezwalających pracodawcy na przetwarzanie danych osobowych, tj. art. 221 kodeksu pracy oraz art. 23 ustawy o ochronie danych osobowych. W pierwszym przypadku – przepis kodeksu pracy nie wymienia linii papilarnych jako danych dostępnych pracodawcy. W przypadku zaś zgody pracownika, o której mowa w art. 23 ustawy o ochronie danych osobowych, zdaniem GIODO powinna ona mieć charakter nieprzymuszony. „Aby zgoda osoby mogła być uznana za podstawę prawną musi być wyrażona w sposób dobrowolny. Jednak w relacji zachodzącej między pracodawcą a pracownikiem trudno jest mówić o takiej dobrowolności, gdyż brak jest tu równowagi podmiotowej (stosunek nadrzędności i podrzędności podmiotów), co często może sprzyjać wymuszeniu zgody.”.
Podsumowując…
GIODO uznał, iż „jedyną podstawą do gromadzenia odcisków linii papilarnych może być przepis prawa. Skoro jednak nie ma regulacji zezwalających pracodawcom na żądanie od podwładnych danych biometrycznych, jak linii papilarnych, obrazu tęczówki oka czy kodu DNA to ich gromadzenie jest zabronione (…) Nie można zatem uznać, aby wykorzystywanie danych biometrycznych do kontroli czasu pracy pracowników było proporcjonalne do zamierzonego celu ich przetwarzania. Czas pracy można bowiem kontrolować za pośrednictwem innych środków, mniej ingerujących w czyjąś prywatność.”.