Czy zwrot opłat za przejazd autostradą i opłat parkingowych stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy zwolniony z podatku dochodowego od osób fizycznych?

Należności pracownika z tytułu podróży służbowej

Zgodnie z § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r., poz. 167 z późn. zm.), zwanego dalej rozporządzeniem z 2013 r., z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1. diety;
2. zwrot kosztów:
   1. przejazdów,
   2. dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
   3. noclegów,
   4. innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Pracownikowi korzystającemu z własnego samochodu w czasie podróży służbowej należy się zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu (tzw. kilometrówka)(§ 3 ust. 4 rozporządzenia z 2013 r.). Stawka za jeden kilometr przebiegu nie może być jednak wyższa od określonej w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2002 r., nr 27, poz. 271 z późn. zm.). Jak stanowi § 2 rzeczonego rozporządzenia stawka za 1 kilometr przebiegu pojazdu nie może  być wyższa niż:

1. dla samochodu osobowego:
   1. o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ – 0,5214 zł,
   2. o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ – 0,8358 zł,
2. dla motocykla – 0,2302 zł,
3. dla motoroweru – 0,1382 zł.

Opłaty za przejazd płatnymi autostradami i opłaty parkingowe stanowią inne niezbędne wydatki związane z podróżą służbową. Przepis § 4 ust. 2 rozporządzenia z 2013 r. do innych niezbędnych wydatków związanych z podróżą służbową zalicza bowiem opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej.

Inne niezbędne wydatki związane z podróżą służbową rozliczane są poza kilometrówką. Zwracane są one w wysokości udokumentowanej przez pracownika (§ 4 ust. 1 rozporządzenia z 2013 r.).

Przychód zwolniony z podatku

Zarówno zwrot kosztów przejazdu, jak i zwrot innych niezbędnych wydatków związanych z podróżą służbową stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2016 r., poz. 2032 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą.

Zwrot kosztów przejazdu korzysta ze zwolnienia z podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy. Przepis ten zwalnia z podatku dochodowego od osób fizycznych zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw. Zwolnienie przysługuje do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach (tzw. kilometrówka), jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika.

W ocenie organów podatkowych zwrot innych niezbędnych wydatków związanych z podróżą służbową, w tym opłat za przejazd płatną autostradą i opłat parkingowych, zwolniony jest z podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy. Stanowisko takie zajął m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z dnia 19 lipca 2013 r., nr ILPB1/415-588/13-3/AP. W jego ocenie: „zwrot wydatków poniesionych przez pracowników w czasie podróży służbowej własnym środkiem transportu, obejmujących opłaty za przejazd płatnymi odcinkami autostrady oraz opłaty parkingowe, związanych z wykorzystaniem w podróży służbowej samochodu prywatnego, jest dla pracowników zwolniony z opodatkowania zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych”.

Art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy zwalnia z podatku dochodowego diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika, do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Chodzi tutaj m.in. o przepisy rozporządzenia z 2013 r. Tym samym wydatki z tytułu opłat za przejazd autostradą i opłaty parkingowe zwolnione są z podatku w wysokości, w jakiej zostały udokumentowane przez pracownika.

Kwota korzystająca ze zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy nie jest wliczana do limitu zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy. Wartość zwracanych wydatków nie stanowi zatem nadwyżki powyżej kwot określonych w art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy i na podatniku nie ciąży obowiązek pobrania od w/w kwot zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych (zob. interpretacja indywidualna z 9 czerwca 2014 r., nr IBPBII/1/415-240/14/BD).

Radca Prawny

Dominika Zarzycka-Dudek

[email protected]

Masz pytanie? Napisz do naszego Eksperta

[email protected]