Skopiuj link
Obowiązek wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy
Art. 171 § 1 k.p. nakłada na pracodawcę obowiązek wypłaty ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy niewykorzystany w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy. Rzeczony obowiązek spoczywa na pracodawcy bez względu na tryb, przyczynę i sposób ustania stosunku pracy, długość okresu wypowiedzenia, a także stronę, która wystąpiła z inicjatywą zakończenia stosunku pracy.
Ekwiwalent przysługuje zarówno za bieżący, jak i zaległy urlop wypoczynkowy. Prawo do niego powstaje w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.
Ustalając kwotę ekwiwalentu pracodawca powinien się kierować zasadami określonymi w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. z 1997 r., nr 2, poz. 14 z późn. zm.).
Obowiązek wypłaty ekwiwalentu nie ma charakteru bezwzględnego. Przepis art. 171 § 3 k.p. zwalnia pracodawcę z rzeczonego obowiązku, w przypadku gdy strony stosunku pracy postanowią o wykorzystaniu urlopu w okresie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę, zawartej z dotychczasowym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o prace z tym pracodawcą. W takim przypadku pracownik może wykorzystać urlop wypoczynkowy w okresie obowiązywania kolejnej umowy o pracę.
Informacja o wypłacie ekwiwalentu w świadectwie pracy
Bardzo często pracodawcy zamieszczają informację o wypłacie ekwiwalentu w świadectwie pracy. Praktyka ta jest nieprawidłowa. Zawarta w treści świadectwa pracy informacja o wykorzystaniu urlopu wypoczynkowego powinna mieć charakter zbiorczy i obejmować zarówno urlop wykorzystany w naturze, jak i za który pracownik otrzymał ekwiwalent pieniężny. Pracodawca nie powinien zatem osobno podawać informacji o wymiarze urlopu wypoczynkowego wykorzystanego w naturze i za który został wypłacony ekwiwalent.
Wypłata ekwiwalentu a dokumentacja pracownicza
Z § 6 ust. 2 pkt 3 lit. aa rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (t.j. Dz.U. z 2017 r., poz. 894 z późn. zm.), wynika, iż w części C akt osobowych, obejmującej dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, powinny się znaleźć dokumenty związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy na podstawie art. 171 § 3 k.p. Przepisy milczą natomiast w przedmiocie umieszczenia w aktach osobowych pracowników dokumentów potwierdzających wypłacenie pracownikowi ekwiwalentu.
Wydaje się, iż w przypadku gdy pracownik wystąpił z wnioskiem o wypłatę ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, wniosek ten powinien zostać zamieszczony w części C akt osobowych. Jest on bowiem związany z ustaniem zatrudnienia.
Ewidencja czasu pracy, listy płac oraz dowody wypłaty pozwalają na ustalenie, za ile dni pracownikowi należał się ekwiwalent oraz czy został on wypłacony. Jednoznacznie z nich wynika, czy pracownik otrzymał należny mu ekwiwalent. Nie ma obowiązku załączania tych dokumentów do akt osobowych. Pracodawca obowiązany jest jednak przechowywać w/w dokumenty przez określony prawem czas. Dysponuje zatem dokumentami potwierdzającymi wypłatę ekwiwalentu za niewykorzystany urlop.