Pracodawca powinien prawidłowo przygotować i odpowiednio wyposażyć stanowisko pracy dla każdego pracownika. Co do zasady ma on obowiązek zapewnić wszelkie narzędzia i sprzęty, które są potrzebne do wykonywania zadań pracowniczych. Pracownik, nawet jeśli posiada odpowiedni sprzęt, nie ma obowiązku korzystać z prywatnych zasobów. Może jednak tak zrobić, a w zamian za to pracodawca może przyznać mu świadczenie pieniężne.

Wysokość ekwiwalentu pieniężnego powinna być określona w aktach wewnętrznych pracodawcy.  Zazwyczaj ustala się go w oparciu o średnie ceny rynkowe urządzeń lub sprzętu, wymaganych do wykonywania zadań służbowych. Na ogół jest on taki sam dla wszystkich pracowników.

Ustawodawca przewidział w art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zwolnienie od opodatkowania omawianego świadczenia. Zgodnie z treścią przywołanego przepisu wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.

Z powyższego wynika,  że warunkiem zwolnienia jest to, aby używane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy narzędzia, materiały i sprzęty stanowiły własność pracownika. Okoliczność ta powinna zostać potwierdzona i możliwa do udowodnienia. Warto pamiętać, że nie jest dostatecznym dowodem złożenie przez pracownika oświadczenia w tym zakresie. Ponadto narzędzia, materiały lub sprzęty muszą być rzeczywiście wykorzystywane przy wykonywaniu pracy przez pracownika. Ta okoliczność również powinna zostać potwierdzona odpowiednimi dowodami. Dowody te jednoznacznie powinny wykazywać, że przy wykonywaniu pracy pracownik korzystał z własnych narzędzi, materiałów lub sprzętów. Trzeba pamiętać, że ekwiwalent powinien stanowić rekompensatę używania przez pracownika własnego sprzętu, narzędzi i materiałów do wykonania obowiązków służbowych. W związku z tym pracodawca ustalając wartość ekwiwalentu powinien uwzględnić całokształt okoliczności towarzyszących świadczeniu przez pracownika pracy. W szczególności liczbę roboczogodzin używania danego sprzętu i normy zużycia używanych narzędzi. Podkreślić należy, że z przedmiotowego zwolnienia korzysta wyłącznie ekwiwalent pieniężny. W konsekwencji, ze zwolnienia nie będzie można skorzystać, jeżeli ekwiwalent przybierze charakter niepieniężny.