Zgodnie z art. 94 pkt 9a i 9b kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany w szczególności prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza), a także przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

W przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, pracodawca kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej.

W takim przypadku okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł. (art. 94⁵ § 1 i 2 kodeksu pracy).

„W agregacie pojęciowym zasady kontynuacji dokumentacji pracowniczej mieści się korzystanie przez pracodawcę z dokumentacji pracowniczej zgromadzonej w ramach dotychczasowego zatrudnienia pracownika, a także włączanie do niej nowych dokumentów, z zachowaniem ciągłości numeracji w odniesieniu do akt osobowych. Wypada także zauważyć, że tego rodzaju konstrukcja pozwala pracodawcy na wykorzystanie w zakresie realizacji obowiązku prowadzenia dokumentacji pracowniczej, zwłaszcza akt osobowych, tych dokumentów, które zachowują walor aktualności.

W wymiarze przedmiotowym zasada kontynuacji dotyczy dokumentacji pracowniczej, zdefiniowanej w art. 94 pkt 9a k.p. [kodeksu pracy], czyli dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. W odniesieniu do akt osobowych prowadzonych w postaci papierowej będzie to oznaczać w istocie włączanie do nich kolejnych wytworzonych dokumentów, nadając im kolejne numery w wyodrębnionych częściach A, B, C i D. Per analogiam będzie wyglądał mechanizm opracowania oraz gromadzenia kolejnych dokumentów elektronicznych w przypadku takiej postaci akt osobowych pracownika. Gdy chodzi o dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, kontynuacja jej prowadzenia polegać będzie na włączaniu do określonych zbiorów kolejnych dokumentów mieszczących się w ich zakresie przedmiotowym, odpowiednio prowadzonych w formie papierowej lub elektronicznej.” (M. Lekston [w:] Kodeks pracy. Komentarz. Tom II. Art. 94-304(5), wyd. VI, red. K. W. Baran, Warszawa 2022, art. 94(5).)

Powyższe regulacje mają zastosowanie do stosunków pracy nawiązanych od 1 stycznia 2019 roku. Wynika to bowiem z treści art. 7 ust. 1 ustawy z 10 stycznia 2018 roku o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Gdy poprzedni stosunek pracy ustał przed tą datą, a nowy został nawiązany po niej, to pracodawca nie jest zobowiązany do kontynuowania wcześniej zaprowadzonej dokumentacji pracowniczej, w tym akt osobowych. Może to zrobić, ale nie musi.