Niemal nieodłącznym elementem życia jest obecnie telefon. Mnogość jego funkcji i możliwości powoduje, że korzystamy z niego prawie w każdej sytuacji życiowej, w tym również w godzinach pracy. Może to wpływać na prawidłowość wykonywania obowiązków pracowniczych, bezpieczeństwo, jak również wydajność pracownika.

Z tego względu pracodawcy wprowadzają wewnętrzne regulacje, które zabraniają korzystania z telefonów komórkowych i innych podobnych urządzeń w pracy. Jest to jedyna droga, ponieważ przepisy prawa pracy nie przewidują generalnego zakazu w tym zakresie. Tego rodzaju postanowienie mieści się bowiem w realizacji obowiązku pracodawcy organizowania pracy w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy, jak również osiąganie przez pracowników, przy wykorzystaniu ich uzdolnień i kwalifikacji, wysokiej wydajności i należytej jakości pracy (art. 94 pkt 2 kodeksu pracy).

Z powyżej przywołanym obowiązkiem pracodawcy powiązane są obowiązki pracownika wykonywania pracy sumiennie i starannie oraz stosowania się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę. Ponadto art. 100 § 2 pkt 2 kodeksu pracy nakłada na pracownika obowiązek przestrzegania regulaminu pracy i ustalonego w zakładzie pracy porządku.

Pracodawca musi pamiętać, że całkowity zakaz używania telefonów komórkowych może zostać również uznany za nadużycie przez pracodawcę prawa podmiotowego (na podstawie art. 8 kodeksu pracy), a także za naruszenie dóbr osobistych pracownika, do których ochrony pracodawca jest zobowiązany na podstawie art. 11¹ kodeksu pracy. Zgodnie z art. 49 Konstytucji RP każdemu obywatelowi przysługuje wolność i ochrona tajemnicy komunikowania się. Ich ograniczenie może nastąpić jedynie w przypadkach określonych w ustawie i w sposób w niej określony. Wolność komunikowania się obejmuje m.in. prawo do używania prywatnego telefonu komórkowego. Oznacza to, że bezwzględny zakaz używania prywatnego telefonu komórkowego w godzinach pracy, który nie ma swojego źródła w przepisach ustawy, może zostać uznany za naruszenie konstytucyjnej wolności komunikowania się. Dlatego też pracodawca ustalając zasady korzystania z prywatnych telefonów komórkowych pracodawca powinien działać racjonalnie. Przejawem takiego podejścia będzie zezwolenie na korzystania z urządzeń podczas przerw w pracy, a także w razie nagłych wydarzeń życiowych, jak na przykład w celu poinformowania pracownika o zdarzeniu losowym, które dotknęło bliskich mu osób lub jego majątku.