Skopiuj link
Lista obecności a ewidencja czasu pracy
Ustawodawca wymaga od pracodawcy określenia sposobu potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Stosowana regulacja powinna znaleźć się w regulaminie pracy (art. 1041 § 1 k.p.). Jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy, o przyjętym w zakładzie pracy sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy pracodawca informuje pracownika na piśmie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę (art. 29 § 3 k.p.).
Podkreślić należy, iż przepisy nie wskazują sposobu potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Może to nastąpić mailem, SMS-em, za pomocą logowania do systemu informatycznego. Jednakże najbardziej powszechnym sposobem jest lista obecności. Pracownik podpisuje listę, jeżeli jest obecny w pracy. W razie jego nieobecności na liście umieszczane są odpowiednie oznaczenia, które wskazują przyczynę nieobecności.
Listy obecności nie można utożsamiać z ewidencją czasu pracy. Ewidencję czasu pracy pracodawca prowadzi w celu prawidłowego ustalenia wynagrodzenia pracownika i innych świadczeń związanych z pracą (art. 149 § 1 zd. 1 k.p.). Pracodawca dla każdego pracownika odrębnie zakłada i prowadzi kartę ewidencji czasu pracy. Winna ona obejmować: pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy. W stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego (§ 8 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (t.j. Dz.U. z 2017 r., poz. 894 z późn. zm.).
Dane osobowe na liście obecności
Art. 4 pkt 1 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwane dalej RODO, stanowi, iż dane stanowią informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”); możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej. Bardzo podobną definicje danych osobowych zawiera art. 6 ust. 1, 2 ustawy
z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2016 r., poz. 922 z późn. zm.).
Listy obecności zawierają zatem dane osobowe pracowników. Są to nie tylko imiona i nazwiska pracownika. Należą do nich również informacje o przyczynach nieobecności pracownika w pracy. Przy czym umieszczenie na liście obecności niektórych informacji może stanowić naruszenie RODO. Takie naruszenie stanowi w szczególności informacja o nieobecności spowodowanej chorobą. Dane dotyczące zdrowia należą bowiem do danych szczególnych kategorii. Poza wyjątkami, przetwarzanie danych szczególnej kategorii jest zabronione (art. 9 ust. 1, 2 RODO).
Ponadto zakres danych osobowych przetwarzanych w ramach listy obecności narusza zasadę adekwatności statuowaną przez art. 5 ust. 1 lit. c RODO. Zakres danych osobowych, jakie ujawniane są na liście obecności, jest bowiem nieadekwatny do celu prowadzenia tej listy, tj. potwierdzenia obecności pracownika w pracy.
Lista obecności zgodna z zasadami ochrony danych osobowych
Ochrona danych osobowych wymusza modyfikację zasad prowadzenia list obecności. Najprostszym sposobem jest wpisywanie na listę informacji o nieobecności pracownika w pracy, bez podania przyczyny nieobecności. Lista obecności nie musi bowiem zawierać informacji o przyczynach nieobecności. Informacja ta winna zostać odnotowana wyłącznie w ewidencji czasu pracy.
Można spotkać się z bardziej rygorystycznymi propozycjami prowadzenia listy obecności, np. prowadzenia osobnej listy obecności dla każdego pracownika i ujawniana jej wyłącznie pracownikowi, którego dotyczy.