Ustawodawca wymaga od pracodawcy określenia sposobu potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Stosowana regulacja powinna znaleźć się w regulaminie pracy (art. 104¹ § 1 kodeksu pracy). Jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy, o przyjętym w zakładzie pracy sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy pracodawca informuje pracownika na piśmie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę (art. 29 § 3 kodeksu pracy).

Podkreślić należy, iż przepisy nie wskazują sposobu potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Może to nastąpić mailem, SMS-em, za pomocą logowania do systemu informatycznego. Jednakże najbardziej powszechnym sposobem jest lista obecności. Pracownik podpisuje listę, jeżeli jest obecny w pracy.

Listy obecności nie można utożsamiać z ewidencją czasu pracy. Ewidencję czasu pracy pracodawca prowadzi w celu prawidłowego ustalenia wynagrodzenia pracownika i innych świadczeń związanych z pracą (art. 149 § 1 zd. 1 kodeksu pracy). Pracodawca dla każdego pracownika odrębnie zakłada i prowadzi kartę ewidencji czasu pracy. Winna ona obejmować: pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy. W stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego (§ 8 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

Art. 4 pkt 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwane dalej RODO, stanowi, iż dane stanowią informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”); możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.

Listy obecności zawierają zatem dane osobowe pracowników. Jednak należy pamiętać, że wskazanie w tym dokumencie informacji o przyczynach nieobecności pracownika w pracy może stanowić naruszenie RODO. Choćby wskazanie, że nieobecność została wywołana chorobą stanowi działanie sprzeczne z obowiązującymi przepisami. Dane dotyczące zdrowia należą bowiem do danych szczególnych kategorii. Zgodnie z art. 9 ust. 1, 2 RODO przetwarzanie danych szczególnej kategorii jest zabronione, poza wyjątkami.