Skopiuj link
Obowiązek prowadzenia akt osobowych
W świetle art. 94 pkt 9a i 9b kodeksu pracy pracodawca jest zobowiązany prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników oraz przechowywać ją w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Niedopełnienie powyższych obowiązków może skutkować odpowiedzialnością wykroczeniową (art. 281 pkt 6 i 7 kodeksu pracy).
Szczegóły techniczne dotyczące dokumentacji osobowej odnajdziemy oczywiście w rozporządzeniu MPiPS z dnia 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.
Chaos w aktach osobowych…
Z § 6 rozporządzenia wynika, iż każdy pracownik powinien mieć „swoją” teczkę osobową, która ma się składać z 3 części: A, B i C. Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane; każda z części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów. Aby zapewnić prawidłowe prowadzenie akt osobowych powinniśmy więc pamiętać o:
- przyporządkowywaniu konkretnych dokumentów poszczególnym częściom akt osobowych,
- zachowaniu chronologii w obrębie każdej z tych części w oparciu o wybraną przez siebie metodę chronologii oraz
- opisaniu zamieszczonych w poszczególnych częściach w tzw. wykazie dokumentów.
Zachowanie powyższych zasad spowoduje, iż wypełnione zostaną wszelkie obowiązki formalne, a po drugie – zarówno pracownik, jak i osoby zajmującej się sprawami kadrowymi będą miały uproszczony dostęp do konkretnych dokumentów.
Dokumenty dostarczane przez pracowników w trakcie zatrudnienia
W § 1 rozporządzenia ustawodawca wymienił dokumenty, których pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Niejednokrotnie zdarza się, iż są one jednak dostarczane już w trakcie zatrudnienia, np. świadectwo pracy z poprzedniego miejsca zatrudnienia. Jak należy „archiwizować” takie dokumenty? W przypadku świadectw pracy wydaje się, iż właściwym miejscem będzie jednak cześć A akt osobowych, za czym przemawia chociażby wykładnia celowościowa § 6 rozporządzenia. Nie jest to bowiem dokument związany z aktualnie trwającym zatrudnieniem, lecz raczej z ubieganiem się o zatrudnienie. Jeżeli natomiast doniesione świadectwo pracy wpłynie np. na wymiar urlopu wypoczynkowego czy też inne uprawnienia (np. dodatek stażowy), wówczas do części B można wpiąć pisma związane z nabyciem przez zatrudnionego takich uprawnień.
W każdym przypadku dokumenty należy umieszczać w odpowiednich częściach akt, numerować oraz uaktualniać wykaz dokumentów. Warto także zastanowić się nad datowaniem wpływu dokumentu do zakładu pracy.
Usuwanie dokumentów z akt osobowych…
Ustawodawca przewiduje także sytuacje, w których pracodawca musi z akt osobowych określone dokumenty usunąć. Przykładem jest art. 113 § 1 kodeksu pracy, z którego wynika, iż karę uważa się za niebyłą a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa z akt osobowych pracownika po roku nienagannej pracy lub przed upływem tego terminu (z inicjatywy pracodawcy lub na wniosek reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej). Z formalnego punktu widzenia istotne jest prawne uznanie kary za niebyłą. Praktycznie oznacza to usunięcie z akt osobowych odpisu zawiadomienia o ukaraniu oraz wszelkich dokumentów związanych z zastosowaniem tej kary. W konsekwencji konieczne również stanie się zaktualizowanie spisu dokumentów w części B akt osobowych.
