Przez podnoszenie kwalifikacji zawodowych rozumie się zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. Pracodawca może sfinansować pracownikowi kursy, szkolenia i inne formy podnoszenia kwalifikacji zawodowych. To może się wiązać z obowiązkiem pozostawania przez pracownika w zatrudnieniu przez określony czas.

Jeśli pracodawca chce zobowiązać pracownika do „odpracowania” wydatków, jakie poniósł pracodawca na podnoszenie przez pracownika kwalifikacji zawodowych, to powinien zawrzeć z nim umowę na piśmie określającą wzajemne prawa i obowiązki. Stanowi o tym art. 103⁴ § 1 Kodeksu pracy. Jednym z postanowień takiej umowy może być zobowiązanie pracownika do pozostawania w zatrudnieniu u pracodawcy przez określony w umowie czas po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Jeżeli pracodawca nie zamierza zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, to strony stosunku pracy, nie muszą takiej umowy zawierać (art. 103⁴ § 3 Kodeksu pracy).

Naruszenie przez pracownika obowiązku pozostawania w zatrudnieniu będzie zazwyczaj skutkować koniecznością zwrotu poniesionych przez pracodawcę wydatków. Zgodnie z art. 103⁵ Kodeksu pracy, pracownik zobowiązany jest do zwrotu kosztów w przypadku, gdy:

– pracodawca rozwiąże z pracownikiem stosunek pracy bez wypowiedzenia
z jego winy, w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub po jego ukończeniu, w terminie określonym w umowie o podnoszenie kwalifikacji zawodowych, nie dłuższym niż 3 lata,

– w terminie określonym w umowie o podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracownik rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem, z wyjątkiem wypowiedzenia umowy o pracę z uwagi na mobbing,

– w terminie określonym w umowie o podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracownik rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia na podstawie art. 55 kodeksu pracy (pracodawca nie przeniesie pracownika w terminie wskazanym w orzeczeniu lekarskim do innej pracy, odpowiedniej ze względu na stan jego zdrowia i kwalifikacje zawodowe; pracodawca dopuścił się ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków wobec pracownika) lub art. 94³ kodeksu pracy (mobbing), mimo braku przyczyn określonych w tych przepisach.

Obowiązek zwrotu kosztów nie powstanie w przypadku ustania stosunku pracy
z innych przyczyn niż określone w art. 103⁵ Kodeksu pracy. Należą do nich m.in. uzasadnione rozwiązanie przez pracownika umowy bez wypowiedzenia z winy pracodawcy (art. 55 Kodeksu pracy) lub ze względu na stosowanie względem niego mobbingu (art. 94³ Kodeksu pracy) oraz rozwiązanie umowy zawartej na czas określony ze względu na upływ czasu, na który umowa została zawarta.

Z art. 103⁵ in fine Kodeksu pracy wynika, iż pracownik obowiązany jest do zwrotu kosztów z tytułu dodatkowych świadczeń w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub okresu zatrudnienia w czasie ich podnoszenia. Do dodatkowych świadczeń pracodawcy związanych z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych należą m.in. opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie (art. 103³ Kodeksu pracy). Pracodawca nie może żądać od pracownika zwrotu wynagrodzenia wypłaconego mu za czas urlopu szkoleniowego i za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy w celach szkoleniowych.