Z rozpoczęciem każdego kolejnego roku pracy pracownikowi przysługuje prawo do nieprzerwanego i płatnego urlopu wypoczynkowego. Pracodawca jest obowiązany udzielić go w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Urlop niewykorzystany w roku, za który przysługuje, staje się urlopem zaległym.

Ustawodawca przewidział, że urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy (art. 163 ust. 1 kodeksu pracy). Jeżeli urlop nie zostanie wykorzystany w przedmiotowy sposób, to pracodawca winien udzielić go najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego – stosowanie do art. 168 kodeksu pracy. Oznacza to, że dni urlopu niewykorzystane w 2023 roku powinny zostać udzielone do 30 września 2024 roku. Decydujące znaczenie ma sam fakt udzielenia urlopu, a nie jego faktyczne wykorzystanie w tym terminie. Co do zasady, pracownik powinien wykorzystać urlop zaległy w pierwszej kolejności, przed urlopem bieżącym. Jeśli nawet nie wykorzysta urlopu za rok miniony do 30 września, to nie utraci do niego prawa i będzie mógł go wykorzystać w terminie późniejszym, do upływu terminu przedawnienia.

Jeżeli pracodawca nie udzieli pracownikowi zaległego urlopu wypoczynkowego w terminie wskazanym w cytowanym przepisie, to naraża się na odpowiedzialność za wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Takie naruszenie jest zagrożone grzywną w kwocie od 1 000 do 30 000 zł (art. 282 § 1 pkt 2 kodeksu pracy). Co ważne, pracodawca może samodzielnie, bez wcześniejszego uzgadniania z pracownikiem, wysłać pracownika na zaległy urlop wypoczynkowy. Przy czym musi wtedy wykazać, iż występował do pracownika o zaplanowanie wykorzystania zaległego urlopu, a ten ignorował jego prośby.